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Die Probleme mit Faxen über VoIP und wie man sie löst | eFax Corporate  

20. Juli 2017 von eFax Corporate Team

Als weltweit führender Cloud-Fax-Service für kleine, mittlere und große Unternehmen erhalten wir viele Anfragen zu unserem Online-Service. Und einige der am häufigsten gestellten Fragen beziehen sich auf Bedenken beim Faxen über VoIP.

Unternehmen, die auf eine VoIP-Infrastruktur umgestellt haben, fragen sich oft, ob sie weiterhin zuverlässig Faxe senden und empfangen können. Und obwohl es technisch möglich ist, über VoIP zu faxen, geht dies nicht problemlos.

Ein Wort der Warnung

VoIP-Faxen ist eine unzuverlässige Methode der Kommunikation und fällt häufig in Bezug auf Zuverlässigkeit und Effizienz aus. Ihre Nachrichten werden möglicherweise nicht zugestellt, insbesondere bei längeren Dokumenten mit mehr als ein paar Seiten.

VoIP kann so viele technische Probleme für Profis verursachen, dass viele empfehlen, Ihre herkömmliche Telefonleitung beizubehalten, nur um sicherzustellen, dass Sie eingehende Faxdokumente und Nachrichten empfangen. In diesen Situationen werden alte analoge Anwendungen normalerweise als Backup beibehalten, falls VoIP offline geht.

Wenn Sie bereits für die Installation von VoIP in Ihrem Büro bezahlt haben, wäre dies kontraproduktiv für die Finanzen und die Produktivität Ihres Büros, da Sie sich immer noch auf traditionelle Kommunikationsmethoden verlassen und für teure Mietleitungen und Maschinenwartung bezahlen müssen.

Diese Praxis bedeutet, dass Sie zwar immer in der Lage sein werden, Faxe zu senden und zu empfangen, Sie werden jedoch oberhalb der Grenzen für diesen Dienst zahlen, wobei die Mietkosten pro Telefon und Telefonleitung bis zu 50€ pro Monat betragen.

Ist es möglich, über VoIP zu faxen?

Zurück zur Hauptfrage, ist es möglich über VoIP zu faxen? Technisch gesehen ist es das.

Aber mit zunehmender Kenntnis darüber, wie VoIP-Netzwerke funktionieren, werden Sie sicher weniger Vertrauen in seine Fähigkeiten in Bezug auf Ihre Fax-Infrastruktur haben. Dies gilt insbesondere, wenn Ihr Unternehmen mit wichtigen, datengeschützten Faxen oder Faxversand in großem Umfang zu tun hat.

VoIP-Kopfhörer auf Computer-Tastatur

Der Hintergrund zu VoIP

VoIP (Voice over Internet Protocol) ist eine Technologie, die Sprache und andere Multimedia-Daten über Nur-Daten-Netzwerke sendet. Es ist der moderne Ersatz und die Alternative zum bekannten leitungsgebundenen Telefonnetz.

Anstatt eine Konversation über die Telefonleitung zu senden, werden alle in der Telefonkonversation übertragenen Audiodaten - einschließlich aller Hintergrundgeräusche - mitgenommen und alle diese Audioinformationen in einen Strom von Datenpaketen umgewandelt.

Jedes Datenpaket könnte als kleines Paket beschrieben werden, das alle wichtigen Informationen zu Ihrem Sprachanruf enthält, einschließlich einer Zieladresse und einer Absenderadresse. Es ist so ähnlich, wie einen Brief mit der Post zu versenden.

Diese kleinen Pakete werden dann durch Ihr lokales Netzwerk (LAN) oder Wide Area Network (WAN) gesendet, und für Anrufe außerhalb Ihres Unternehmens das öffentliche Internet passieren, wo sie mit anderen Paketen vermischt werden, die andere Anrufe, E-Mails, Dokumente, Dateien, Bilder usw. enthalten.

Wenn die Informationen empfangen werden, werden die Sprachpakete von den restlichen Paketen isoliert und dann wieder zusammengesetzt, um den gesprochenen Wörtern zu ähneln.

Natürlich gehen wir hier sehr ins Detail. In der Realität würde dieser Prozess extrem schnell, in Sekundenbruchteilen stattfinden. Aus diesem Grund sind Pakete zeitkritisch, und wenn sich ein Schnipsel eines Satzes verzögert oder nicht in der richtigen Reihenfolge ankommt, ist er nutzlos und muss rausgeschmissen werden.

Inkonsistenzen wie diese können zu Fehlern, Verwechslungen und Ausrutschern führen, von denen man bei VoIP-Anrufen hört, vor allem, wenn sie über das öffentliche Internet gesendet werden oder durch ein Netzwerk reisen, welches häufig Verzögerungen und Verluste durch Überlastung erfährt.

Die Verwendung von VoIP zur Audio-Konvertierung ist eine sinnvolle Lösung. Diese Option ist eine großartige Möglichkeit um Geld zu sparen und die Bürokosten Ihres Unternehmens so gering wie möglich zu halten. VoIP bietet auch viele weitere Vorteile, die sich aus der Übertragung einer Vielzahl von Geschäftskommunikationen, die möglicherweise ein dediziertes Netzwerk erfordern, auf eine einzige Verbindung ergeben.

Ein weiterer positiver Faktor im Zusammenhang mit VoIP ist die Tatsache, dass beim Telefonieren die Bandbreite reduziert wird. Neben dem Umwandeln eines analogen Sprachanrufs in eine digitale Formel komprimiert VoIP diese Daten auch stark. Ihr durchschnittlicher Telefonanruf benötigt, wenn er in digitale Daten umgewandelt wird, 64 Kilobit pro Sekunde (kbps) Bandbreite.

Mithilfe von Komprimierungstools können wir die Anzahl der Kilobits in einer Audionachricht auf weniger als 32, 16 oder sogar 8 kbps reduzieren, bevor Sie diesen Anruf über das Internet senden. Dies bedeutet jedoch auch eine geringere Klangqualität.

Für größere Unternehmen oder Call-Center-Unternehmen, die jeden Tag Hunderte oder sogar Tausende von Telefonanrufen tätigen. VoIP ist eine offensichtliche Lösung, die Ihrem Unternehmen eine beträchtliche Menge Geld sparen kann.

Aber hier ist der Haken. Während eine Vielzahl von Datentypen eine bestimmte Menge an Kompression verwalten und sogar davon profitieren können - wie Audio-, Video- und Textdateien - kann analog leider nicht komprimiert werden.

Und hier beginnen die Probleme.

Fax in einer VoIP-Infrastruktur und warum es nicht funktioniert

Eines der Probleme, die bei VoIP-Faxen auftreten können, ist, dass es schwierig ist, über ein IP-Netzwerk oder einen Dienst zu übertragen.

Wie bereits erwähnt, ist das erste Problem beim Faxen über VoIP, dass Daten nicht komprimiert werden können. Um ein Fax zu übertragen, müssen die Informationen zuerst für die Übertragung über IP als vollständiger 64 Kbps-Datenstrom digitalisiert werden.

Einmalig sollte dies nicht zu viele Probleme verursachen, aber wenn Ihr Geschäft auf Fax als einer seiner wichtigsten Kommunikationsmittel angewiesen ist, dann kostet Sie dieser zusätzliche Schritt sowohl finanziell als auch in Bezug auf die Zeiteffizienz.

Die zusätzlichen Kosten können insbesondere in Faxzustellungsumgebungen mit hoher Anzahl zu spüren sein, insbesondere während der Spitzenzeiten, wenn Fax oder Telefonie mit hohem Volumen stattfindet. Der durchschnittlich komprimierte VoIP-Anruf benötigt etwa 32 kbps, was bedeutet, dass Fax im Vergleich zu einem komprimierten Sprachanruf doppelt so viel Bandbreite verbraucht.

Darüber hinaus gibt es den IP-Paket-Overhead, der die erforderliche Bandbreite auf 88 kbps erhöht. Um dies in Relation zu setzen, es handelt sich um einen 175%iger Anstieg der Bandbreite, die für einen VoIP-Anruf erforderlich ist. Darüber hinaus verarbeitet das Fax Datenverlust und Nachrichtenverzögerung nicht sehr gut, was zu Funktionsproblemen führen kann.

Einer der Vorteile von IP besteht darin, dass große Dateien komprimiert oder "paketiert" und in kleinere, überschaubarere Pakete von Informationen zerlegt werden können, die dann über das Internet gesendet werden.

Bei Verwendung dieser Technik wird ein Header angehängt, der die Ziel- oder Quell-IP-Adresse jedes einzelnen Pakets enthält - denken Sie dabei an die Adresse "an" und "von" auf einem Umschlag. Andere wichtige Informationen sind ebenfalls enthalten, wie der Platz des Pakets in einer breiteren Warteschlange von Faxen, z.B. "Ich bin das dritte von acht Dokumenten, die dieses Fax ausmachen". Einzelheiten bezüglich der beabsichtigten Adresse des Dokuments sind ebenfalls beigefügt, z.B. "Anbei finden Sie die IP-Adresse des Computers, an den ich geliefert werden soll".

All dies bedeutet, dass die IP dem Netzwerk ermöglicht, seine Arbeit schneller auszuführen, und dass jedes Informationspaket an seinen beabsichtigten Bestimmungsort entlang der klarsten möglichen Route gesendet wird. Dies bedeutet jedoch, dass Informationsschnipsel - wie z. B. Kontaktdetails - außer Reihe geraten können.

In den meisten Fällen wird der Prozess einigermaßen zuverlässig sein, da die Kopfzeileninformationen dem System helfen, die Daten fast unmittelbar nach der Ankunft im Posteingang des Empfängers wieder zusammenzusetzen. Wenn dabei Teile von Informationen oder Daten verloren gehen, können diese erneut übertragen werden, bis die gesamte Nachricht zugestellt ist.

Diese Art von Prozess kann für Textdokumente und E-Mails funktionieren, bei denen eine vorübergehende Verzögerung möglicherweise nicht bemerkt wird, aber dies ist sicherlich nicht der Fall für Echtzeitkommunikation, bei der sich jede Verzögerung als kostspielig erweisen kann.

Wir haben alle, ohne Zweifel, ein Mobiltelefongespräch geführt, bei dem der Anruf unterbrochen wurde und Sie ein Wort oder einen Satz verpasst haben und dann die nächste Minute damit verbringen mussten, die fehlenden Teile der Konversation auszufüllen.

Dieses Szenario ähnelt dem, wenn Daten bei der Übertragung verloren gehen. Im Falle eines Telefonanrufs müssen Sie lediglich die Person bitten, das Gesagte zu wiederholen. Und selbst wenn das nicht möglich ist, verfügt Ihr Gehirn über Prozesse, die Ihnen helfen, die fehlenden Wörter zu ergänzen, ohne dass Ihr Gehirn es überhaupt merkt. Dies erklärt, warum Sprachanrufe den Übergang zu VoIP schafften, trotz dessen Unzulänglichkeiten.

Wenn Faxnachrichten nicht empfangen werden, können sie leider nicht abgerufen werden, und für bestimmte Branchen kann dies fatale Folgen haben.

Für diejenigen, die in der Ärzteschaft arbeiten, ist das Fax eine der zuverlässigsten und sichersten Formen der Kommunikation und wird von vielen privaten Arztpraxen und dem staatlichen Gesundheitsdienst verwendet, um private Patientenanamnese und sensible Patienteninformationen wie Rezepte zu übertragen.

Aus diesen Gründen ist ein hoch funktionierendes Faxsystem, auf das man sich verlassen kann, um Daten sicher zu übertragen, entscheidend für ihre Arbeit. In diesem Szenario sind alle Informationen gleich wichtig und dürfen nicht verloren gehen.

Wie bereits erwähnt, können Faxe nicht komprimiert werden und sind nicht in der Lage, selbst kleinste Datenverluste zu verkraften - ein Verlust von 1% oder eine Verzögerung von zwei Sekunden kann dazu führen, dass das Fax nicht zugestellt wird. Es funktioniert auch nicht, wenn es eine Pause in der Sequenz gibt, die eine weitere Verzögerung verursachen könnte.

Wenn dies geschieht, könnte Ihr Dienst all diese separaten Probleme als ein größeres Problem interpretieren und als Ergebnis die gesamte Übertragung abbrechen. Ein anderes Problem, das Übertragungen über VoIP betrifft, sind Interoperabilitätsprobleme.

Alle heute arbeitenden Faxgeräte verwenden eine Vielzahl von verschiedenen Protokollen, wobei T.30, T.38 und G.711 die wichtigsten sind und Übertragungsgeschwindigkeiten wie V.14 oder V.34. VoIP verwendet in der Regel G.729, um Anrufe zu komprimieren und Bandbreite zu sparen, die wie oben erläutert nicht verwendet werden kann, wenn ein Fax empfangen wird.

Vielleicht sind Sie neugierig darauf, wie Faxen funktioniert, wenn es so viele verschiedene Protokolle und Geschwindigkeiten gibt. Wenn Sie ein Fax über ein analoges Netzwerk senden, z.B. Ihr herkömmliches Telefonsystem, öffnen die zwei separaten Maschinen einen Dialog miteinander und entscheiden über die Art und Geschwindigkeit der Übertragung, die sie verwenden werden.

Beim Senden eines Faxes über VoIP können Informationslücken jedoch zahlreiche Probleme für den Computer des Empfängers verursachen. Wenn ein Fax von einer Maschine, die ein bestimmtes Protokoll verwendet, weitergeleitet wird und an eine Maschine gesendet wird, die ein anderes verwendet, können Lücken in den analogen Tönen auftreten. Dies liegt daran, dass das System versucht, das andere Protokoll zu entschlüsseln und es zu konvertieren. Diese Fehlinterpretation verursacht Informationslücken und die Synchronisation zwischen den beiden Maschinen geht verloren.

Um ein Beispiel zu nennen, VoIP verwendet typischerweise eine G.729-Komprimierung und muss normalerweise zu G.711 für eine unkomprimierte Übertragung übertragen werden, wenn ein Fax gesendet wird. Wenn es versucht, die zwei verschiedenen Protokolle zu interpretieren, können kurze Pausen in den Faxtönen auftreten, die wahrscheinlich dazu führen, dass die Übertragung fehlschlägt. Je länger die Nachricht ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine Übertragung fehlschlägt.

Entwicklungen sind jedoch immer am Horizont zu erkennen. T.38 könnte die Lösung bieten, nach der IT-Profis suchen, aber dieser Tag ist noch weit weg. Das neueste T.38-Protokoll wurde erstellt, um Faxe über IP zu senden, d.h. das Fax muss zunächst nicht in eine Audiodatei konvertiert werden.

Technisch gesehen sind zwei separate T.38 Maschinen in der Lage, Faxe über VoIP zu senden und zu empfangen, jedoch ist T.38 typischerweise über zwei Gateways verbunden, die auf jeder Seite verbunden sein müssen, um richtig zu funktionieren. Leider haben viele Betreiber das Protokoll nie implementiert, und zu diesem Zeitpunkt werden viele dies nie tun.

Selbst wenn Ihr Telekommunikationsanbieter T.38 unterstützt, kann ein Fax, das Netzwerke durchqueren muss, die T.38 nicht unterstützen, Verzögerungen verursachen, die Kosten erhöhen und zu einer Verbindungsunterbrechung führen. Je nach Alter und Modell Ihres Rechners können einige T.38s tatsächlich inkonsistent sein. Fehlgeschlagene und verzögerte Kommunikation ist normalerweise das Ergebnis dieser technischen Inkonsistenzen und Diskrepanzen, mit denen sich kein Unternehmen befassen sollte.

Faxen über die Datenautobahn

Manchmal kann es schwierig sein, alle technischen und einzigartigen Probleme, die beim Faxen mit dem Internetprotokoll entstehen, vollständig zu verstehen. Eine Möglichkeit, es zu betrachten, ist, an Ihre analoge Standard-Faxübertragung wie an eine Präsidentenkolonne zu denken.

Fax ist eines der direktesten und dediziertesten Kommunikationstools und bietet einen direkten Weg vom Sender zum Empfänger. Beim Senden über das traditionelle Telefonnetz wurden Faxe über einen geschlossenen Schaltkreis gesendet, der nicht mit anderen Technologien verwendet wurde.

In der Autokolonnen-Analogie würde der gesamte Verkehr gestoppt und Nebenstraßen gesperrt werden, um die Fahrzeugkolonne des Präsidenten frei von Behinderung und auf der gleichen hohen Geschwindigkeit während der gesamten Fahrt zu halten. Auch die Reihenfolge der Autos in der Autokolonne würde sich nicht ändern, da keine unerwarteten Verzögerungen auftreten würden.

Berufsfrauen, die am Schreibtisch an ihrem modernen PC arbeiten

In einfachen Worten, alle Spuren für die Autokolonne sind von Anfang bis Ende festgelegt, so dass keine Verzögerungen stattfinden können.

Das war der Zustand des Telekommunikationsnetzwerkes, über das das Fax vor fast 40 Jahren betrieben wurde.

VoIP und andere auf IP basierende Anwendungen wurden für schwierige, komplexe und wechselnde Verkehrsbedingungen entwickelt und ausgelegt. Mit diesen Protokollen werden sowohl Echtzeit- als auch Nicht-Echtzeit-Informationen auf verschiedenen Wegen gesendet und empfangen.

Einige Informationen teilen sich sogar eine Spur, während sie gesendet werden, wodurch einige Datenpakete in einer völlig anderen Reihenfolge ankommen, als sie gesendet wurden. Da die Informationen chaotisch gesendet werden, werden einige Daten unweigerlich verloren gehen, umgeleitet oder sogar im Verkehr auf der Autobahn stecken bleiben.

Wenn solche Staus auftreten, können Daten leicht verloren gehen oder in einer völlig anderen Reihenfolge empfangen werden. Wenn Verzögerungen oder Umleitungsprobleme auftreten, muss der Empfänger die neu angeordneten Informationen und Dokumente wieder zusammenfügen, um sicherzustellen, dass sie sinnvoll sind.

Fax funktioniert am besten, wenn es auf seine eigene Spur gelangt, ohne dass es zu Staus oder Hindernissen kommt. Wenn jedoch solche Probleme auftreten, wird das Fax einfach nicht mehr funktionieren, Informationen verlieren oder inakzeptable Verzögerungen auftreten.

Da wir alle oben genannten Informationen und technischen Probleme kennen, mit denen IT-Experten beim Faxen über VoIP konfrontiert sind, erklären wir bei eFax Corporate den Kunden immer, dass Sie zwar technisch über VoIP faxen können, aber dies normalerweise mehr Probleme für ein Unternehmen verursacht als dass es sie löst.

Gibt es eine Lösung?

Obwohl Sie alle Probleme kennen, die das Faxen über VoIP verursachen kann, ist es für einige Unternehmen immer noch verlockend, die bestehende Faxinfrastruktur ihres Unternehmens in ein IP-Netzwerk zu verlagern und auf das Beste zu hoffen.

Es ist eine bekannte Tatsache, dass geistiges Eigentum Effizienz schafft und Ihrem Unternehmen Geld spart. Es zentralisiert auch Ihre Kommunikationstechnologie und bedeutet weniger Kopfschmerzen für das IT-Team.

Hoffentlich haben wir genügend Beweise vorgelegt, um Sie davon zu überzeugen, dass Ihr Unternehmen durch das Faxen über ein IP-Netzwerk nicht die konsistente, qualitativ hochwertige und optimierte Kommunikation genießen wird, die es verspricht. Die nächste Frage lautet also: "Wie erreiche ich ein modernes, effizientes und kosteneffektives Faxsystem?".

Ihre vier Faxoptionen:

1. Lassen Sie Ihr herkömmliches Faxgerät und die Infrastruktur in Ruhe und nutzen Sie es wie gewohnt weiter. Dies bedeutet, dass Sie weiterhin für eine separate und dedizierte Telefonleitung bezahlen werden.

Obwohl diese Option sicher ist, löst sie noch immer keine der Probleme, die mit einer älteren Faxinfrastruktur bereits aufgetreten sind, z. B. Kosten und laufende Wartung.

Die Kosten für den Kauf von Papier für Ihre Faxe und die Kosten für die Reparatur und Wartung dieser alten Maschinen sind oft teuer und langwierig, was dazu führt, dass Ihre IT-Mitarbeiter wertvolle Stunden damit verbringen, technische Probleme zu beheben. Veraltete Geräte sind für ihre Ineffizienzen bekannt, und dieses Problem wird nicht in absehbarer Zeit verschwinden.

2. Wenn Sie bereits die Entscheidung getroffen haben, sich für ein IP-Netzwerk zu entscheiden und jetzt mit Problemen beim Faxen konfrontiert sind, haben Sie immer die Möglichkeit, auf die teuren analogen Leitungen zurückzugreifen. Dies wäre ein großer Schritt zurück für Ihre IT-Abteilung und würde Ihre Bürokosten erheblich erhöhen.

Dies liegt daran, dass Sie nicht nur für die Installation von VoIP bezahlen müssen, sondern auch für dedizierte Telefonleitungen - oder ein komplettes Netzwerk von Servern und Rechnern, die ihre eigenen Nummern über digitale T.1-Leitungen benötigen.

3. Die dritte Option besteht darin, darauf zu warten, dass die Standardisierungsstelle ein neues Protokoll einführt, das die Fax-over-IP-Probleme wie Informationsverlust sowie andere Verzögerungen und Zuverlässigkeitsprobleme behebt. Es ist erwähnenswert, dass G.711, T.37, T.38 und andere Protokolle noch Jahrzehnte nach deren Start in Betrieb sind. Es kann also einige Zeit dauern, bis eine dauerhafte und perfekte Lösung gefunden ist.

4. Die letzte, einfachste und kostengünstigste Lösung ist der Wechsel zu einem Cloud-Faxdienst. Cloud-Fax-Anbieter, wie eFax Corporate, bieten den idealen Service, wenn es darum geht, Faxe über ein IP-Netzwerk zu versenden - und es wird keine zusätzliche technische Infrastruktur benötigt.

Nach der Anmeldung bei eFax können Benutzer Faxe per E-Mail versenden, sobald sie die Faxnummer des Empfängers kennen und das Suffix "@efaxsendeu.eu", z.B. 475839237@efaxsendeu.eu anhängen. Nachdem Sie die Empfängeradresse dem Feld "An" hinzugefügt haben, können Sie das Dokument, das Sie als Fax senden möchten, hochladen. Nach dem Upload geben Sie den Text ein und drücken Senden. Nachdem die E-Mail gesendet wurde, konvertiert eFax geschickt Ihren E-Mail-Anhang, was unabhängig von der verborgenen Netzwerktechnologie passiert.

Nach der Konvertierung wird die Nachricht wie eine normale Faxübertragung über das Netzwerk an das Ziel gesendet. Ihr Kommunikationsproblem ist gelöst und Mitarbeiter können Faxe einfach aus ihrer E-Mail-Anwendung senden und empfangen.

Obwohl das Fax als E-Mail gesendet wird, empfängt der Empfänger das Dokument weiterhin auf herkömmliche Weise über sein Faxgerät.

eFax Corporate: Marktführer im Bereich Cloud Faxen

Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig vertrauliche Dokumente sendet, ist eFax Corporate einer der besten verfügbaren Dienste, wenn Sie Informationen sicher senden müssen.

Unser Cloud-Service ist äußerst sicher und basiert auf einem geschützten globalen Netzwerk, das die Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften Ihres Unternehmens verbessern kann, während Ihre IT-Abteilung ihre Infrastruktur an einen Branchenführer im Bereich Cloud Faxen auslagern kann.