Der eFax-Blog

Sicherheitsbedrohungen für die Immobilienbranche | eFax Corporate  

19. September 2017 – eFax Corporate-Team

Die Immobilienbranche ist besonders anfällig für Datensicherheitsverletzungen und Hackerangriffe. Ohne die angemessenen Sicherheitsprotokolle und geschützten Kommunikationsmethoden können unbefugte Mitarbeiter vorsätzlich oder versehentlich Zugang zu den persönlichen Informationen von Kunden einer Makleragentur erlangen.

Immobilienfirmen müssen dafür sorgen, dass ihre Kommunikationssysteme den Branchenbestimmungen entsprechen und im Einklang mit den Best Practices für Sicherheit und Datenschutz stehen.

Andernfalls könnte dies folgende Auswirkungen für sie haben:

  • Korrektur- bzw. Disziplinarmaßnahmen
  • Auflösungsvereinbarungen
  • Bußgelder
  • strafrechtliche Sanktionen
  • Gerichtsverfahren
Immobilienmakler, der sich mit einem Kunden unterhält

Allgemein zugängliche Faxgeräte: eine Sicherheitsbedrohung

Bei dem Einsatz traditioneller Faxgeräte sind die Sicherheit und Vertraulichkeit persönlicher Informationen oft nicht gewährleistet. In vielen Büros werden Dokumente regelmäßig auf den Faxgeräten liegen gelassen, wo sie schnell in die falschen Hände geraten können.

Verzögerte Faxe bleiben häufig im Papierschacht des Faxgeräts liegen, bis jemand sie abholt. Im Recycling-Behälter entsorgte Faxe können heimlich wieder herausgeholt und gestohlen werden. Und wenn ein Fax unabsichtlich in den falschen Posteingang hineingelegt wird, kann es schnell verloren gehen und die darin enthaltenen vertraulichen Informationen sind jedem Mitarbeiter zugänglich.

Stellen Sie sich das folgende Szenario vor: Ein Mitarbeiter möchte das Faxgerät des Unternehmens benutzen, bemerkt aber einen Ausdruck eines vertraulichen Berichts, der die sensiblen finanziellen Daten eines Kunden enthält. Um sein eigenes Dokument faxen zu können, legt er den vertraulichen Bericht zur Seite, auf die anderen Dokumente und Papiere, die im Laufe des Tages durcheinandergebracht werden.

Die Folge ist, dass die vertraulichen Dokumente des Kunden für jeden sichtbar sind und die Vertraulichkeit des Kunden gefährdet ist. In Büros mit einem freistehenden Faxgerät treten solche Datenlecks mit besorgniserregender Häufigkeit auf. Angesichts der unverdeckten Papierablagen und offenen Büroraumkonzepte ist es einfach nicht möglich, die Sicherheit sensibler Daten, die ein Büro täglich durchlaufen, zu garantieren.

Solange ein Unternehmen an dieser veralteten Infrastruktur festhält, können unbefugte Mitarbeiter mühelos Zugriff auf private Informationen erhalten und diese kopieren oder scannen. Schon lange hat die Immobilienbranche diesen Mangel erkannt und Unternehmen aller Größen dazu aufgerufen, Cloud-Fax-Services als Alternative zum traditionellen Faxgerät in Erwägung zu ziehen.

Unternehmen, die sich nicht an solche Sicherheitsempfehlungen halten, müssen dafür sorgen, dass ihre Kommunikationsprozesse in das 21. Jahrhundert gebracht werden. Nur so können sie Bußgelder und Strafen oder PR-Katastrophen für ihr Unternehmen vermeiden.

Nachstehend erläutern wir die drei Hauptvorteile eines Cloud-basierten Faxservice für die Immobilienbranche.

1. Modernisierung

Immobilienmakler arbeiten mit einer Vielzahl von sensiblen Daten wie Abnahmeberichten, Bonitätsprüfungen, Rechnungen, Referenzen, finanziellen Formularen und Steuerinformationen. Damit sind sie einem erheblichen Risiko eines Sicherheitsverstoßes mit den entsprechenden strafrechtlichen Folgen ausgesetzt. Hinzu kommt, dass sie sich an die zum Schutz von vertraulichen Informationen erlassenen Vorschriften zu halten haben. In Anbetracht der zunehmend strengeren Datenschutzbestimmungen müssen Immobilienfirmen sich anpassen, diese befolgen und eine sichere Methode bei der Übermittlung, Speicherung und Organisation sensibler Daten umsetzen. Die Nichtbefolgung von Bestimmungen kann eine Vielzahl von Strafen und Gerichtsverfahren, wie Anhörungen wegen Zuwiderhandlung oder sonstige Korrekturverfahren, nach sich ziehen.

Zahlreiche Immobilienfirmen sind dabei, ihre veraltete analoge Fax-Infrastruktur auf eine moderne Cloud-Fax-Lösung aufzurüsten, aber was bedeutet solche Technologie für Ihren Geschäftsbetrieb? Und auf welche Weise kann sie in die aktuelle Infrastruktur Ihres Unternehmens nahtlos integriert werden? Wie unternehmensspezifische E-Mail-Programme stellt Cloud Faxen eine straffe und einfach zu nutzende Lösung dar.

In der Tat könnte der Wechsel zu eFax Corporate nicht einfacher verlaufen. Die vollständige Einrichtung nimmt nur einige Minuten in Anspruch, ohne dass kostspielige Hardware gekauft, geleast oder installiert werden muss.

2. Mehr Reaktionsfähigkeit für Unternehmen

Der Übergang zu einer Cloud-Fax-Lösung bietet Immobilienfirmen viele Vorteile. So werden nicht nur die Sicherheit und der Datenschutz verbessert, sondern auch die Reaktionsfähigkeit und die Produktivität von Mitarbeitern erhalten einen erheblichen Auftrieb.

Von Verträgen und Darlehensanträgen bis zu Immobilienfotos in hoher Auflösung: Online Faxen ermöglicht einer Immobilienfirma, Informationen schnell und sicher überallhin zu senden und von überallher zu empfangen. Vorbei sind die langen Warteschlangen am Faxgerät, Papierstaus oder Besetztzeichen. Stattdessen kann die Immobilienfirma von einer naht- und problemlosen Faxübertragung profitieren.

Mit eFax Corporate werden Faxe sicher über E-Mail-Konten als Anhang – in gängigen Dateiformaten wie TIF, PDF und EFX – versandt. Erfahren Sie mehr darüber, wie Cloud Faxen funktioniert. Vertrauliche Informationen lassen sich somit sicher und geschützt über ein beliebiges internetfähiges Gerät per E-Mail übermitteln.

Dies ist besonders praktisch für Immobilienmakler, die viel Zeit unterwegs bei Hausbesichtigungen oder Besprechungen verbringen. Mit einem Smartphone, Laptop oder Tablet ausgerüstet behalten sie mühelos den Überblick über die zu faxenden Dokumente und können schneller und effizienter Geschäfte abschließen.

3. Reduzierung von Faxkosten für Immobilienmakler

Der Wechsel zu einer Cloud-Fax-Lösung mit eFax Corporate ist mit einer sofortigen Kostensenkung verbunden, da jetzt kein Bedarf an Druckerpatronen, Toner und Druckerpapier mehr besteht. Stattdessen können Sie Ihre Faxdokumente unmittelbar auf Ihrem Computer speichern.

Darüber hinaus verringert sich durch den reduzierten Gebrauch von Papier die Wahrscheinlichkeit, dass vertrauliche Informationen im Büro liegen gelassen werden, was wiederum die Datensicherheit verbessert. Es hat sich gezeigt, dass Cloud Faxen auch den Kostenaufwand in Bezug auf die Gerätewartung und den Zeitaufwand von IT-Mitarbeitern senkt. Der anfängliche Installationsprozess von eFax Corporate ist unkompliziert. Und da die Lösung online gesteuert und verwaltet wird, bei minimaler Mitwirkung der IT-Abteilung, wird auch der Papierverschwendung entgegengewirkt.

Mit diesem Verwaltungsportal am Back-end kann jede Immobilienfirma mühelos neue Faxnummern oder neue Administratoren nach Bedarf hinzufügen. Wie bei E-Mail-Programmen lassen sich technische Probleme innerhalb des Systems identifizieren und beheben, ohne dass externe IT-Unterstützung erforderlich ist.

Sollte jedoch ein technisches Problem auftreten, das sich nicht so einfach lösen lässt, steht Ihnen das Kundenbetreuungsteam von eFax Corporate gern zur Verfügung.

Immobilienmakler, der einem Kunden ein neues Haus zeigt

Die Zukunft des Faxens für Immobilienfirmen

Das bescheidene Faxgerät ist nun in die Geschichtsbücher verbannt worden, und obgleich es in der Vergangenheit seinen Zweck erfüllte und Benutzern die sichere Übermittlung von Daten ermöglichte, ist es nun für Immobilienmakler an der Zeit, ihr Faxen zukunftssicher zu machen.

Immobilienfirmen, die sich für eFax Corporate entscheiden, profitieren von fortschrittlicher TLS-Verschlüsselung zum Schutz von Daten während der Übertragung sowie von 256-Bit-AES-Verschlüsselung zum Schutz von gespeicherten Daten. Außerdem werden alle Faxe unmittelbar gespeichert und zu Prüfzwecken aufbewahrt, was eine weitere Sicherheitsschicht hinzufügt.

Solle die erfolgreiche Übermittlung eines Dokuments jemals hinterfragt werden, kann der eFax Corporate-Kontoadministrator, der vollen Zugriff auf das Faxprotokoll des Unternehmens hat, alle versandten und empfangenen Faxe schnell lokalisieren und nachverfolgen.

Zusammenfassung

Für die Immobilienbranche und für Immobilienmakler im Besonderen stellt Cloud Faxen die natürliche Entwicklung der Kommunikationsinfrastruktur eines Unternehmen dar: Vertrauliche Geschäftstransaktionen können schneller und sicherer als zuvor abgeschlossen werden, während gleichzeitig die Einhaltung der aktuellen Kommunikationsvorschriften sichergestellt wird.

Wie in vielen anderen Branchen, z. B. im Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungssektor, tragen Immobilienmakler die volle Verantwortung für den Schutz der sensiblen Informationen, mit denen sie und ihre Mitarbeiter Umgang haben. Sollten sie diesen Bestimmungen nicht nachkommen, können im Falle eines Sicherheitsverstoßes Haftungsansprüche in Form von Bußgeldern oder schwereren Strafen gegen sie geltend gemacht werden.

Mit einer Cloud-basierten Fax-Lösung können Benutzer darauf vertrauen, dass der Versand oder Empfang von Faxen gemäß den rechtlichen Bestimmungen erfolgt. Es ist allgemein bekannt, dass das Immobiliengeschäft eine der meist gefährdeten Branchen im Hinblick auf Sicherheitsverstöße darstellt.

Moderne Unternehmen benötigen eine moderne Lösung zur Bewältigung der Herausforderungen, die sich ihnen stellen. Und dies ist der Moment, in dem eFax Corporate ins Spiel kommt. Eine Cloud-basierte, papierlose Fax-Lösung kann Ihr Unternehmen dabei unterstützen, die geltenden rechtlichen Bestimmungen einzuhalten, Kosten zu senken sowie insgesamt die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern – nicht nur jetzt, sondern auch in der Zukunft.

Treten Sie mit uns in Kontakt, um weitere Informationen über Online Faxen für Immobilienmakler zu erhalten oder sich beraten zu lassen, welche Fax-Optionen Ihnen zur Verfügung stehen.