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Unter der Lupe – 3 Fax-Modelle für Unternehmen und ihre Vor- und Nachteile | eFax Corporate  

30. Januar 2018 – eFax Corporate-Team

Im Verhältnis zu den zahlreichen Anforderungen, die IT-Teams heutzutage bewältigen müssen, nimmt der Einsatz von Kapital, Zeit und Ressourcen zur Wartung physischer Fax-Server und Fax-Infrastrukturen keinen hohen Stellenwert ein. Doch besteht bei Unternehmen weiterhin der Bedarf, Faxe versenden und empfangen zu können. Zahlreiche etablierte Branchen, wie die Rechtsbranche, das Gesundheitswesen, der Finanzdienstleistungssektor und die Fertigungsindustrie, verlassen sich auf die Sicherheit, die Zuverlässigkeit und die Prozessintegration ihrer Fax-Infrastruktur.

Viele dieser Unternehmen müssen sich einige kritische Fragen beantworten:

  • Erzielt der Betrieb maximale Effizienz und Kosteneffektivität mit der derzeitigen Fax-Server-Lösung?
  • Wenn Fax-Server veraltet sind, macht es Sinn, Investitionen in neue Geräte zu tätigen, um diese zu ersetzen?
  • Stehen heutzutage bessere, kosteneffektivere Optionen zur Verfügung?

Die 3 gängigen Fax-Modelle für Unternehmen

zentralisiertes fax-management

1. Die „private Cloud“

Beim Faxversand in der „privaten Cloud“ wird die Fax-Infrastruktur eines Unternehmens gänzlich innerhalb seiner Firewall verwaltet. In diesem Modell ist das IT-Team primär für die Wartung, die Lizenzierung, die Fehlerbehebung und die Aufrüstung der Fax-Infrastruktur für dieses Unternehmen verantwortlich, unabhängig davon, ob der Fax-Server intern oder auf einer virtuellen Maschine ausgeführt wird.

Vorteile

  • Bei dieser Methode erhält die IT-Abteilung zentrale Kontrolle über die Fax-Infrastruktur des gesamten Unternehmens – eine enorme Verbesserung gegenüber der dezentralisierten, schwer zu verwaltenden Infrastruktur, die sich ausschließlich auf Desktop-Faxgeräte stützt.
  • IT-Abteilungen fühlen sich möglicherweise wohler, was die Sicherheit anbetrifft, wenn alle ihre Faxe über eine zentralisierte, intern gesteuerte Plattform innerhalb des Netzwerks laufen. Wie bereits erwähnt, stellt dies eine Verbesserung gegenüber den ungeschützten Desktop-Faxgeräten dar, bei denen Dokumente verloren gehen oder von einem nicht autorisierten Mitarbeiter gelesen oder an sich genommen werden können.
  • Für eine Hardware-basierte Fax-Infrastruktur vor Ort oder eine Software-basierte private Cloud-Infrastruktur sind erhebliche Anfangsinvestitionen erforderlich, die über viele Jahre amortisiert werden können.

Nachteile

  • Im Vergleich zu anderen Technologien können vor Ort betriebene Servermodelle für viele Unternehmen kostspielig sein. Zusätzlich zu den hohen Beträgen, die gleich zu Anfang in jeden Fax-Server investiert werden, fallen für die Infrastruktur viele weniger offensichtliche Kosten an – beispielsweise für die Fax-Karten zur PSTN-Schnittstell sowie wiederkehrende Kosten, wie für Softwarelizenzen, analoge Fax-Leitungen und die Stromkosten zum Betrieb der Server.
  • Um unnötige Ausgaben zu vermeiden, ohne dabei den kritischen Geschäftsbedarf aufs Spiel zu setzen, muss die IT-Abteilung zu Beginn und fortlaufend das langfristige Volumen und die Kapazität akkurat vorhersagen können. Dies umfasst die Überwachung von Nutzungstrends und die Kenntnis darüber, wann eine Aufrüstung auf weitere Server oder ein Upgrade auf die neuesten Server-Software-Versionen durchzuführen sind – Vorgänge, die Zeit in Anspruch nehmen.

2. Die hybride Cloud-Fax-Lösung

Theoretisch vereint das hybride Cloud-Modell für das Faxen in Unternehmen das Beste beider Welten: Einerseits behält die IT-Abteilung über die vor Ort installierten Fax-Server die Kontrolle, andererseits können bei Ausfällen oder bei Volumenspitzen, die Ausfälle oder Besetztzeichen verursachen, Cloud-basierte „Ersatzkomponenten“ im Failover-Modus eingesetzt werden. Dies stellt aus einer wirtschaftlichen und produktionsspezifischen Perspektive definitionsgemäß einen Kompromiss dar.

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Vorteile

  • Hybrides Cloud Faxen bietet der IT-Abteilung mittels der betriebsinternen Fax-Server vor Ort die Kontrolle und Übersicht über die unternehmensweit versandten und empfangenen Faxe sowie gleichzeitig die Möglichkeit, einige der Vorteile eines Cloud-basierten Fax-Service wahrzunehmen – wie die größere Redundanz und höhere Systemverfügbarkeit als die, die ihre internen Fax-Server allein bereitstellen könnten.
  • Wie das private Cloud-Modell (nur vor Ort) stützt sich die hybride Cloud-Infrastruktur ebenfalls auf die vorhandene, bezahlte Hardware eines Unternehmens.

Nachteile

  • Der größte Nachteil des hybriden Modells besteht darin, dass das Unternehmen eventuell doppelt für eine einzige Lösung bezahlen muss, nämlich für die Cloud-Komponente, die das Unternehmen komplett auslagern könnte (wie bei einem wahren Cloud-Fax-Modell). Mit anderen Worten, das Unternehmen muss weiterhin seine Fax-Server vor Ort finanzieren (denken Sie an all diese verborgenen Kosten wie Wartungsverträge, dedizierte Fax-Leitungen, Fax-Karten und die Stromkosten für die Serverfarm), um einen Service aufrechtzuerhalten, der sich vollständig und wesentlich kostengünstiger in die Cloud auslagern ließe.
  • Aufgrund der vor Ort installierten Komponente dieses Modells besteht ein größeres Risiko, dass rechtliche Bestimmungen nicht eingehalten werden oder die Sicherheit der Faxübertragung im Unternehmen untergraben wird. Denn die Fax-Server enthalten möglicherweise geschützte Daten und sind damit potenziell anfällig für Schwachstellen in der Sicherheits- und Fax-Kontrollkette, falls keine angemessenen Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden.
  • Und wenn man schließlich den Faktor Performance betrachtet: Könnte Ihr Unternehmen gegenüber dem hybriden Ansatz dieselbe hohe Verfügbarkeit, Redundanz, Skalierbarkeit und die gleichen Failover-Funktionen von einer vollständig gehosteten Lösung erhalten? Wenn ja, könnte durch eine Auslagerung Ihrem Unternehmen oder Ihrer IT-Abteilung zusätzlich der mit der bestehenden Fax-Infrastruktur zusammenhängende Arbeits- und Wartungsaufwand abgenommen werden, sodass sich Ihre Mitarbeiter auf umsatzgenerierende IT-Projekte konzentrieren können?
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3. Die „Cloud-Fax“-Lösung

Ein Cloud-Fax-Modell ist aus technologischer Sicht eine der fortschrittlichsten Fax-Lösungen für Unternehmen: eine vollständig gehostete, externe Lösung, für die Benutzer lediglich eine E-Mail-Adresse und eine Internetverbindung benötigen, um Faxe versenden und empfangen zu können. Das Cloud-Fax-Modell kann zahlreiche der Kontroll- und Anpassungsfunktionen von sowohl „hybriden“ als auch „privaten“ Fax-Lösungen bereitstellen, beispielsweise die Eingliederung in Multifunktionsdrucker und die Workflow-Integration – wie SAP oder elektronische Patientendatensysteme mit flexiblen API und verbesserter Transportschichtsicherheit (Transport Layer Security, TLS) zum Schutz sensibler Daten. Darüber hinaus kann das Cloud-Fax-Modell – vorausgesetzt es wird vom richtigen Anbieter auf bedarfsorientierter Basis angeboten – eine schnelle Skalierungsmöglichkeit liefern.

Vorteile

  • Cloud Faxen stellt gegenüber dem Vor-Ort-Servermodell eine erhebliche Kostenersparnis dar. IT-Mitarbeiter haben jetzt mehr Zeit, sich auf Projekte mit einer höheren Kapitalrendite zu konzentrieren. Und Ihr Unternehmen kann sich der betriebsinternen Faxgeräte entledigen und gleichzeitig Lizenzgebühren, Telefonkosten sowie die weiteren oben aufgeführten Kosten sparen.
  • Da es sich um einen Cloud-basierten Service handelt, der im Wesentlichen auf einem bedarfsorientierten Preismodell (Pay as you go) basiert, kann ein Unternehmen seine Fax-Kapazität schnell, kosteneffektiv und vor allem jederzeit erhöhen. Diese Möglichkeit ist bei einem serverbasierten System nicht gegeben, das lediglich die Auswahl zwischen zwei Optionen bietet: „Wir kaufen jetzt einen neuen Fax-Server“ oder „Wir kaufen jetzt noch keinen neuen Fax-Server und riskieren Kapazitätsprobleme, die unseren Geschäftsbetrieb beeinträchtigen“.
  • Eine Cloud-Fax-Lösung kann zudem die Sicherheit des Faxens erhöhen. Erstklassige Anbieter von Online-Fax-Services schützten Faxe mithilfe der ausgereiftesten Methoden, z. B. TLS-Verschlüsselung für die Übermittlung von Faxen über das Internet. Und möglicherweise verfügen sie zusätzlich über extrem sichere Tier-III- und Tier-IV-Rechenzentren, von denen die besten eine SOC-2- oder SSAE-16-Zertifizierung haben, um den Schutz von gespeicherten Kundendaten rund um die Uhr zu gewährleisten.

Nachteile

  • Es gibt zahlreiche Anbieter und Optionen von Cloud-Fax-Services. Doch wenn Sie all die Vorteile realisieren möchten, aufgrund derer Sie sich in erster Linie zu einer Auslagerung entschlossen haben, dann ist es wichtig, die richtige Auswahl zu treffen. Ein Unternehmen, das weder die erforderliche Fax-Kapazität, Rund-um-die-Uhr-Support, hoch gesicherte Rechenzentren und vollständige Infrastruktur-Redundanz bereitstellen kann noch kompetent genug ist, die Sicherheit von Faxen oder die Einhaltung von Vorschriften für Ihren Betrieb zu gewährleisten, wäre beispielsweise nicht der geeignete Partner für Sie.
  • Im Grunde sollte ein Unternehmen davon ausgehen können, dass es durch die Auslagerung eines zentralen Service an einen externen Anbieter einen Mehrwert oder zumindest den gleichen Wert erzielen wird. Besonders im Hinblick auf Service Level Agreements (Dienstleistungsvereinbarungen), Zuverlässigkeit, Sicherheit, Skalierbarkeit und Integration. Bei diesen Aspekten zu sparen oder diese zu vernachlässigen heißt, sich langfristig ernsthaften Risiken auszusetzen.

Das Erfolgsrezept – sollte die Auslagerung von Fax-Services die richtige Lösung für Ihr Unternehmen sein – besteht darin, die richtigen Fragen zu stellen und den richtigen Cloud-Fax-Anbieter zu wählen.

Wir haben Hunderten von Großunternehmen bei dem Übergang von Fax-Servern zu einem Cloud-Fax-Modell geholfen. Sprechen Sie noch heute mit uns über Ihre Erfordernisse.