Der eFax-Blog

Optimieren Sie Ihre MFD mit eFax Cloud Faxen  | eFax Corporate  

25. Mai 2017 – eFax Corporate Team

Es sind immer noch Millionen Unternehmen auf das Faxen angewiesen, obwohl wir uns in einer modernen, vom Internet dominierten Welt befinden. Unternehmen aus Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Rechtsbranche, dem Immobiliensektor, dem Finanzdienstleistungssektor und der Fertigung sind, gelegentlich sogar täglich, bei ihrer Geschäftstätigkeit auf das Faxen angewiesen.

Außerdem werden Multifunktionsdrucker (MFD) landesweit immer noch intensiv genutzt. Das Marktforschungsunternehmen International Data Corporation (IDC) hat herausgefunden, dass im Jahr 2014 17 Millionen MFD verkauft wurden.  Dies ist für viele Unternehmen ein gutes Zeichen, da MFD beim Verschicken eines Papierfax die perfekte Alternative zu Faxgeräten sind, besonders falls Ihr Unternehmen bereits Cloud Faxen nutzt.

Uns bei eFax Corporate wird häufig folgende Frage gestellt: „Wir nutzen Cloud Faxen und haben bereits unsere Faxgeräte entsorgt. Wie kann ich nun ein Papierfax verschicken?“ Die Antwort ist sehr einfach: „Nutzen Sie Ihren MFD.“

Prozesse optimieren und den ROI Ihrer MFD steigern

MFD – Multifunktionsdrucker

Mit eFax Corporate können Sie ein Fax immer über das Display Ihres Multifunktionsdruckers verschicken. Der Unterschied besteht darin, dass Sie statt der Telefonverbindung das Fax über die E-Mail-Funktion Ihres MFD verschicken. Unser Service verwandelt die MFD Ihres Unternehmens in Cloud-Fax-Geräte, die Ihre Faxe per E-Mail verschicken können.

Anders ausgedrückt: Sie können Ihre analoge Faxleitung kündigen aber weiterhin über Ihr Konto bei eFax Corporate schnell und unkompliziert Papierfaxe verschicken und erhalten.

eFax Corporate bietet die Funktion MFD-Fax Direkt, die dabei hilft, die Arbeitsprozesse der Mitarbeiter zu optimieren, deren Produktivität zu steigern und einige mit dem Faxen zusammenhängende IT-Probleme zu lösen. Sie müssen nur ein Papierfax auf die Glasscheibe Ihres Druckers legen und dieses über das Bedienfeld verschicken. eFax Corporate® wandelt das Fax in eine elektronische Datei jedes beliebigen Formats (z. B. PDF oder TIFF) um und verschickt diese an die Faxnummer Ihres Empfängers, dem diese als ein herkömmliches Fax angezeigt wird.

eFax Corporate® erstellt ein Protokoll mit allen relevanten Einzelheiten dieser Übermittlung und schickt Ihnen eine Empfangsbestätigung. Sie können anschließend das digitale Fax und die Protokolldatei in Ihrer eFax Corporate® Cloud sicher abspeichern, damit Ihr Unternehmen jederzeit zu Prüfungszwecken darauf zugreifen kann oder um die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen.

Sollten Sie sich wundern, wie einfach es sein kann, sich von Ihren Faxgeräten, -Servern, -Leitungen und allen IT-Problemen zu verabschieden, möchten wir Ihnen nun erklären, welche Vorteile Sie noch erwarten, wenn Sie sich bei Ihren MFD für eFax Corporate® entscheiden.

Im Grunde genommen wechseln Sie von einem komplexen IT-Netzwerk aus intern verwalteten Faxgeräten und -Servern zu einer umfassenden Cloud-Fax-Lösung, bei der ein externes Expertenteam die gesamte Verwaltung und Wartung Ihrer Fax-Infrastruktur für Sie übernimmt.

Es ist sehr einfach, Ihre MFD in Ihren Cloud-Fax-Service von eFax Corporate® zu integrieren und sich von Ihrer alten Fax-Hardware zu verabschieden.

Sie erhalten ein einheitliches, integriertes System, über das Sie all Ihre Faxe und Dokumente verschicken können und müssen sich nicht länger um die IT-Tätigkeiten sorgen, die ein Unternehmen enorm belasten können. Dazu zählen unter anderem die Verwaltung, der Support, Faxgeräte, Fax-Server, Telefonleitungen und vieles mehr.

Integration von Cloud Faxen in MFD

Die Integration oder Migration von Cloud Faxen/Faxen in einen MFD

Uns wird von vielen IT-Managern, CIO oder Geschäftsinhabern häufig folgende Frage gestellt: Wie kompliziert ist die Integration oder Migration von Cloud Faxen und Faxen in einen MFD? Es ist sehr einfach und schnell möglich, die Funktionalität Ihrer MFD durch Cloud Faxen zu erweitern. 

SCHRITT 1: Richten Sie ein eFax Corporate Cloud-Faxkonto ein.

SCHRITT 2: Stellen Sie sicher, dass Ihr MFD mit dem Internet verbunden und betriebsbereit ist.

SCHRITT 3: Stellen Sie sicher, dass Ihr MFD über eine eigene oder eine externe E-Mail-Adresse E-Mails verschicken und empfangen kann.

Das war schon alles! Sobald Sie Ihr Konto bei eFax Corporate® eingerichtet haben, kann Ihr Personal sofort über Ihre MFD Papierfaxe verschicken.

Wir möchten ebenfalls hervorheben, dass ein Wechsel zum Cloud-Fax-Modell das Faxen von jeder beliebigen Endstelle aus ermöglicht, solange diese mit dem Internet verbunden ist und solange Sie ein Konto eingerichtet haben. Es sind keine besonderen Schulungen nötig, denn wenn Nutzer wissen, wie sie eine E-Mail verschicken, können Sie auch per eFax Corporate ein Fax verschicken. Sollte gelegentlich eine Originalunterschrift erforderlich sein oder sollte ein Papierfax verschickt werden müssen, ist das Verschicken von einem MFD immer eine perfekte Option.

Situationen der Integration von Cloud Faxen in bestehende MFD

Wir möchten Ihnen nun einige der gängigen Situationen vorstellen, in denen Cloud Faxen in die bestehenden MFD eines Unternehmens integriert wird. Dadurch werden Sie erfahren, welche Situation am besten die Bedürfnisse und Bedingungen Ihres Unternehmens erfüllt.

Erste Situation: Ein kleines Büro

In der ersten Situation betrachten wir ein typisches, kleines Büro. Dabei könnte es sich um ein Rechtsanwaltsbüro oder ein Immobilienbüro handeln, in dem alle Mitarbeiter einen Desktop- oder einen Verbraucher-MFD nutzen. In den meisten Fällen verfügt der MFD über eine vom Hersteller zugewiesene E-Mail-Adresse und die E-Mails werden über einen vom Anbieter verwalteten Cloud-E-Mail-Dienst verschickt. Üblicherweise werden die an die E-Mail-Adresse des MFD geschickten E-Mails automatisch ausgedruckt.

 

Um den Service zu integrieren, müssen Sie lediglich die E-Mail-Adresse des MFD als Sende- und Empfangsadresse in einem der eFax-Nutzerkonten des Büros hinzufügen. Nach dem Hinzufügen im Konto werden an die Faxnummer des Nutzers geschickte Faxe per E-Mail an den Drucker verschickt und automatisch ausgedruckt. Nutzen Sie beim Verschicken die Funktion „Scan an E-Mail“, um eine E-Mail zu erstellen und verschicken Sie die E-Mail wie gewohnt an: faxnumber@efaxsendeu.eu.

Die Einrichtung und Nutzung ist sehr unkompliziert, als nutzten Sie ein bestehendes Konto, und es fällt kaum zusätzlicher Verwaltungsaufwand an. Allerdings müssen Sie beachten, dass Sie die Nutzung jedes einzelnen Nutzers nicht überwachen können und dass Ihnen ein nur sehr einfaches Audit Trail zur Verfügung steht, da die Nutzung mit nur einem einzelnen Konto verknüpft ist. Durch die Nutzung des E-Mail-Servers des Anbieters sind Ihre Sicherheitsoptionen eingeschränkt und möglicherweise wird eine TLS-Verschlüsselung nicht unterstützt.

Zweite Situation: Ein großes Büro oder eine große Firma

In der zweiten Situation wird ein größerer MFD in einem größeren Büro oder einer Firma genutzt. Diese Geräte sind oftmals enger mit dem Netzwerk des Unternehmens verbunden. In den meisten Fällen werden diesen MFD durch den Netzwerkadministrator E-Mail-Adressen zugeteilt und diese nutzen die E-Mail-Infrastruktur des Unternehmens. Außerdem muss das Gerät eine Netzwerkfreigabe erhalten, um Dateien abspeichern zu können. An die E-Mail-Adresse der MFD geschickte Nachrichten können automatisch ausgedruckt oder in einem Speichernetzwerk abgelegt werden. Der MFD ist nicht für die Nutzung durch einen einzelnen Nutzer konfiguriert – jede Person im Büro kann daran scannen, kopieren oder drucken.

Um den Service zu integrieren, müssen Sie lediglich ein eFax-Nutzerkonto für das Gerät erstellen und dessen E-Mail-Adresse zum Verschicken und Empfang von E-Mails nutzen. An die Faxnummer des MFD geschickte Faxe werden als E-Mail an den Drucker verschickt, um beispielsweise automatisch ausgedruckt oder in einem Speichernetzwerk abgelegt zu werden. Nutzen Sie beim Verschicken die Funktion „Scan an E-Mail“ des MFD und verschicken Sie die E-Mail wie gewohnt an folgende E-Mail-Adresse: 
faxnumber@efaxsendeu.eu.

Diese Konfiguration ist sehr leicht einzurichten und zu bedienen. Außerdem ermöglicht sie es jedem Mitarbeiter in dem Büro, Faxe zu verschicken, ohne dafür ein eFax-Konto besitzen zu müssen. Sie können jedem Druckerkonto ein benutzerdefiniertes Deckblatt zuteilen. Außerdem können Sie, da Sie Ihren eigenen E-Mail-Server nutzen, striktere Sicherheitsprotokolle wie die TLS-Verschlüsselung implementieren. 

Allerdings stellt diese Konfiguration, wie auch die Desktop-Lösung, einzelnen Absendern keine Empfangsbestätigungen zur Verfügung, auch sind eine detaillierte Berichterstellung und Überwachung der Nutzung nicht möglich.

Dritte Situation: Ein mit einem Active Directory oder LDAP Server verbundener MFD

In der dritten Situation ist der MFD sogar noch tiefer in das Unternehmensnetzwerk integriert. Zusätzlich zu einer E-Mail-Adresse auf dem E-Mail-Server des Unternehmens ist der MFD zur Benutzerauthentifizierung auch mit dem Active Directory oder LDAP Server verbunden. Anschließend ist der MFD so konfiguriert, dass sich jeder einzelne Nutzer authentifizieren muss – Nutzer im Büro müssen sich an dem Gerät anmelden, ehe sie scannen, kopieren oder drucken können.

Um den Service zu integrieren, müssen Sie für jede Person in dem Büro, die Fax-Services nutzen wird, ein eFax-Nutzerkonto erstellen. An die Faxnummer der Nutzer geschickte Faxe werden jedem Nutzer per E-Mail zugesendet. 

Beim Verschicken melden sich Nutzer an dem MFD an, nutzen die Funktion „Scan an E-Mail“ und verschicken die E-Mail wie gewohnt an: faxnumber@efaxsendeu.eu. Im Gegensatz zu den zuvor genannten Situationen erscheinen die E-Mails so, als stammten sie von dem Nutzer direkt und nicht vom Drucker, und sind aus diesem Grund mit dem eFax-Konto des jeweiligen Nutzers verbunden.

Da jeder Nutzer identifiziert ist, sind eine höchst detaillierte Berichterstellung und Überwachung der Nutzung möglich. Außerdem steht ein sehr detailliertes Audit Trail zur Verfügung. Jeder Nutzer erhält eine eigene Empfangsbestätigung und kann ein eigenes benutzerdefiniertes Deckblatt erhalten. 

Die verbesserte Berichterstattung hat allerdings zusätzlichen Verwaltungsaufwand zur Folge. Für diese Konfiguration benötigt jeder Nutzer in dem Unternehmen ein eigenes, angemessen konfiguriertes eFax-Konto.

Vierte Situation: Detaillierte Überwachung der Nutzung und Empfangsbestätigungen

In unserer letzten Situation eignet sich der Service perfekt für Unternehmen, die es jedem Nutzer ermöglichen möchten, Faxe mit Empfangsbestätigungen zu verschicken und dabei deren Nutzung überwachen möchten, ohne für jeden Nutzer ein eFax-Konto erstellen zu müssen (z. B. AD oder LDAP). 

Um den Service zu integrieren, müssen Sie für jeden MFD im Unternehmen ein eFax-Konto einrichten und sicherstellen, dass Sie die E-Mail-Adresse des jeweiligen Geräts nutzen. Um ein Fax zu verschicken, verwenden ihre Nutzer die Funktion „Scan an E-Mail“. Allerdings werden sie statt der gewohnten E-Mail-Adresse, faxnumber@efaxsendeu.eu, bei der E-Mail-Adresse des Empfängers zusätzliche Parameter eingeben. Diese Parameter erlauben es den Nutzern, für die Empfangsbestätigungen ihre E-Mail-Adresse SELBST festzulegen (sie können ihre eigene E-Mail-Adresse eingeben), ein benutzerdefiniertes Deckblatt auszuwählen und einen Client Matter Code oder einen Abrechnungscode für die Abteilung festzulegen. 

Dies ist eine perfekte Option für Mitarbeiter, die viele Faxe verschicken, da viele MFD programmierbare Kurzbefehle bieten oder eine Programmierung dieser SMTP-Informationen in Form einer gespeicherten E-Mail-Adresse ermöglichen.

Demnach wird nach dem Verschicken des Fax die Empfangsbestätigung direkt per E-Mail an den Sender verschickt, während die E-Mail-Adresse und der Abrechnungscode in den Protokolldateien abgespeichert werden. Dies ermöglicht eine detaillierte Berichterstellung und Überwachung der Nutzung, sowie ein verbessertes Audit Trail. Mit dieser Funktion reduzieren wir den zusätzlichen Verwaltungsaufwand und stellen jedem Nutzer in dem Unternehmen eine anpassbare Lösung für ausgehende Faxe zur Verfügung. 
Der einzigartige Nutzen des Cloud Faxen über Ihr MFD

Denken Sie immer daran, dass Sie zusätzlich zu den besonderen Kosteneinsparungen bei Ihren Investitionen in Fax-Hardware für Ihre Multifunktionsdrucker mit eFax Corporate von weiteren einzigartigen Vorteilen profitieren:

  •  Durch den Wechsel zu einem Cloud-Fax-Modell von eFax Corporate können Sie veraltete Fax-Infrastruktur entfernen, die Ihr Unternehmen und IT-Personal enorm belasten kann. Außerdem profitieren Sie von den Vorteilen einer Fax-Integration in Ihre MFD. Dadurch können Sie einen bisher ineffizienten Prozess Ihres Geschäftsbetriebs optimieren: das Verschicken von Papierfaxen.
  •  Des Weiteren wird Ihnen Ihre IT-Abteilung sehr dankbar sein, da keine besonderen Schulungen nötig sind, weil das Verschicken eines Fax per eFax so einfach wie das Versenden einer E-Mail ist. Außerdem profitiert Ihr Personal enorm davon, Faxe angenehm und unkompliziert von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät aus verschicken zu können. Somit ist ihr Personal nicht mehr von physischen Fax-Geräten abhängig.

Bei weiteren Fragen zu unseren Cloud-Fax-Services besuchen Sie bitte unsere Internetseite zu MFD-Faxen und nehmen Sie Kontakt zu uns auf, damit wir Ihnen zeigen können, wie unser Service funktioniert.
Erfahren Sie weitere Gründe, warum Sie sich für eFax Corporate entscheiden sollten.