Der eFax-Blog

So funktioniert Cloud Faxen | eFax Corporate  

29. Juni 2017 – eFax Corporate Team

Für viele Unternehmen stellen Cloud-basierte Fax-Services ein relativ vages Konzept dar. Begriffe wie „Internet-Fax“, „Fax per E-Mail“, „Online Faxen“ und „die Cloud“ tauchen online oft auf. Allerdings erkennen und verstehen viele Unternehmen das technische Grundprinzip des Online Faxens nicht.

Im weitesten Sinne ermöglicht das Cloud Faxen Nutzern das Verschicken und Empfangen von Dokumenten über ein E-Mail-Programm oder Webportal, ohne dass dafür Hardware oder Software vor Ort erforderlich ist. Da E-Mails heute eines der beliebtesten Tools in Büros weltweit sind, erhalten Unternehmen durch Integration Cloud-basierter Fax-Services in ihren Geschäftsbetrieb die Möglichkeit, Online-Internet-Faxen in einem bestehendem E-Mail-Kommunikationsnetzwerk zu implementieren.

Obwohl E-Mails zu den beliebtesten Kommunikationsmethoden gehören, sind sie dennoch nur eine von vielen Möglichkeiten von Unternehmen, ihre herkömmliche Fax-Infrastruktur zu aktualisieren und möglicherweise von verkabelten Geräten und unflexiblen, kostspieligen Fax-Servern zu einem Cloud-Fax-Modell zu wechseln.

Cloud Faxen

Mit Online Faxen profitiert Ihr Unternehmen von einer größeren Auswahl an flexiblen Optionen, die es Ihnen ermöglichen, Faxe über Ihre bevorzugte Kommunikationsmethode zu verschicken. Zusätzlich zu den offensichtlichen Vorteilen für die Kommunikation bietet Cloud-basiertes Faxen zahlreiche weitere Vorteile wie eine gesteigerte Produktivität und reduzierte IT-Kosten. Indem Sie Ihre Fax-Services online verlagern, wird die kostspielige und zeitintensive Wartung der Geräte der Vergangenheit angehören. Außerdem werden Sie sofort die Kosten der Papiernutzung und des Bürobedarfs senken.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie genau Cloud Faxen funktioniert. Dabei werden wir besonders darauf eingehen, wie es in die bestehende E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens integriert wird, bevor wir die zahlreichen Methoden beschreiben, wie Unternehmen dank Cloud-basierter Technologie ihre bestehenden Kommunikationssysteme zusammenfassen und optimieren können.

Erklärung zu Cloud Faxen: Fax per E-Mail

Wenn Sie sich für den Service anmelden, weist eFax Corporate Ihrem Unternehmen eine einzigartige, virtuelle Faxnummer zu – oder mehrere Nummern je nach Größe, Standort und den speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens.

Kleine bis mittelständische Unternehmen benötigen üblicherweise eine oder mehrere eFax-Nummern, die von zahlreichen Mitarbeitern genutzt werden können. Einige Unternehmen brauchen für jede Abteilung oder jeden Unternehmensstandort mehrere eFax-Nummern. Andere wünschen sich für jeden Mitarbeiter eine eigene Nummer, um jedem Mitarbeiter des Unternehmens ein selbständiges Arbeiten zu ermöglichen und dessen Leistungen überprüfen zu können.

eFax Corporate gibt Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, beliebig viele individuelle Faxnummern zu nutzen, und bietet ihm die Flexibilität, die Anzahl jederzeit zu erhöhen oder zu reduzieren.

eFax Corporate stellt viele verschiedene Arten von Faxnummern zur Verfügung, um die verschiedenen Unternehmensanforderungen zu erfüllen. Dazu zählen unter anderem herkömmliche und gebührenfreie Telefonnummern. In den meisten Fällen können Sie Ihre bestehenden Faxnummern für eFax Corporate nutzen, sodass Sie Ihre bereits gegenüber Ihren Kunden veröffentlichte Faxnummer nicht ändern müssen.

Sobald Ihrem Unternehmen die speziellen eFax-Nummern zugewiesen wurden, können diese unmittelbar genutzt werden, um Faxe online zu verschicken und zu empfangen, ohne dass dafür herkömmliche Faxgeräte oder -Server erforderlich sind. (Sehen Sie sich den thematisch verbundenen Beitrag: Ist dies der richtige Zeitpunkt, um Ihren Fax-Server abzuschalten? an).

Anhand eines theoretischen Beispiels geben wir Ihnen ein Überblick über die Funktionsweise der modernen, Cloud-basierten Technologie von eFax Corporate. Wir werden außerdem erklären, wie es IT-Teams Mitarbeitern ermöglichen können, Faxe schnell über das E-Mail-System des Unternehmens zu verschicken.

Bitte beachten Sie allerdings, dass dieses Beispiel lediglich eine der vielen Situationen repräsentiert, in denen Sie unseren Service nutzen können. Zu den anderen Optionen gehört unter anderem das Verschicken und Empfangen von Faxen über ein webbasiertes Faxportal, über ein sicheres, verschlüsseltes Portal und über API für sehr komplexe Anwendungen.

Nutzung der Cloud-Fax-Technologie

Sobald Ihre digitalen Faxnummern vollständig eingerichtet und den Nutzerkonten zugeteilt wurden, werden Sie die folgenden E-Mail-Adressen nutzen, um Faxe zu verschicken. Die standardmäßige Format von eFax Corporate besteht aus der Faxnummer des Empfängers gefolgt von „@efaxsendeu.eu“.

Um Ihr erstes Internet-Fax zu verschicken, müssen Sie einfach eine neue E-Mail in dem E-Mail-Programm Ihres Büros erstellen und in das Feld „An“ die E-Mail-Adresse in folgendem Format eingeben: 12345678910@efaxsendeu.eu.

Die folgenden Schritte werden unterschiedlich sein. Allerdings werden Sie mindestens ein Deckblatt erstellen wollen. Sie können Ihr Deckblatt hochladen, indem Sie einfach in dem Textfeld eine Nachricht eingeben, indem Sie eine Datei hochladen oder indem Sie eine Mustervorlage nutzen, die Sie im Vorfeld zu diesem Zweck erstellt haben.

So funktioniert Internet-Fax

Im nächsten Schritt hängen Sie Ihre gewünschten Dokumente an (die meisten Dateiformate werden unterstützt), indem Sie diese von Ihrer Festplatte, Ihrer Cloud oder einem USB-Stick hochladen und diese in den Anhang setzen, so wie Sie es bei einer herkömmlichen E-Mail auch tun.

Nach dem Absenden der E-Mail und des/der Anhangs/Anhänge wird eFax Corporate diese erhalten, unverzüglich in ein standardmäßiges Faxbild umwandeln und über das Telekommunikationsnetzwerk an das Faxgerät des von Ihnen bestimmten Empfängers schicken.

Nach erfolgreichem Empfang der vollständigen E-Mail durch das Faxgerät des Empfängers wird Ihnen eFax Corporate eine Empfangsbestätigung schicken. Diese Mitteilung wird anschließend automatisch in Ihrem Konto abgespeichert, sodass Sie jederzeit durch Anmeldung im Administratorportal Ihres Unternehmens darauf zugreifen können. Dieses System eignet sich perfekt für Büros oder Unternehmen, die sich zu Prüfzwecken und zur allgemeinen Dokumentation einen einfachen und effizienten Zugriff auf Empfangsbestätigungen wünschen.

Bei eingehenden, bedeutenden Faxen verfolgt eFax Corporate einen sehr ähnlichen Prozess, allerdings in umgekehrter Reihenfolge. Ein Sender gibt Ihre eFax-Nummer in sein Faxgerät ein, fügt das Dokument hinzu und drückt auf „Senden“.

Das Faxbild wird zuerst an eFax Corporate geschickt und in eine PDF- oder TIFF-Datei (ein Bild) umgewandelt (die Wahl liegt bei Ihnen). Anschließend wird die Datei an die der gewählten Faxnummer zugeordneten E-Mail-Adresse geschickt.

Sehen Sie sich dieses kurze Video an, um zu erfahren, wie Sie ein Fax empfangen.

Erklärung zu Cloud Faxen: Fax per Online-Portal

Das Cloud-Fax-Paket von eFax Corporate besteht aus einem Online-Portal, dass es Nutzern ermöglicht, auf Faxdokumente zuzugreifen, diese zu verschicken, zu empfangen, anzusehen und weiterzuleiten. Außerdem ist eine unkomplizierte Ansicht und Wiederherstellung aller archivierten Faxe möglich.

Ein besonderer Vorteil des Online-Portals von eFax Corporate besteht darin, dass Sie sogar Faxe über das Cloud-Faxkonto verschicken und empfangen können, sollte Ihr Personal einmal nicht auf das E-Mail-Konto Ihres Unternehmens zugreifen können. Dank des Breitbandzugangs können Nutzer jederzeit von jedem beliebigen Standort aus, sogar unterwegs, auf ihr Konto bei eFax Corporate zugreifen: Somit müssen Unternehmen keinerlei Verzögerungen in Kauf nehmen, selbst wenn sich Mitarbeiter einmal nicht an ihrem Schreibtisch befinden.

An dieser Stelle möchten wir darauf hinweisen, dass es auf Außenstehende so wirkt, als würden Sie ein herkömmliches, analoges Faxgerät nutzen, wenn Sie Faxe per E-Mail oder über das Webportal verschicken oder empfangen. Ihre Wettbewerber und Geschäftspartner werden den Eindruck haben, dass Ihr Unternehmen statt einer modernen und effizienten Cloud-Technologie eine herkömmliche Faxmethode nutzt.

Bei weiteren Fragen zu unseren Cloud-Fax-Services kontaktieren Sie noch heute einen Mitarbeiter von eFax Corporate.

Erfahren Sie weitere Gründe, warum Sie sich für eFax Corporate entscheiden sollten.