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5 Wege zur Integration von Cloud Faxen in Ihren Businesskommunikations-Workflow | eFax Corporate  

12. Juli 2017 von eFax Corporate Team

Wenn Sie unseren neuesten Blogbeitrag „Wie Cloud Faxen funktioniert“ gelesen haben, sollten Sie ein ziemlich gutes Verständnis nicht nur dafür haben, wie Cloud Faxen für Ihr Unternehmen funktionieren kann, sondern auch von den technischen Hintergründen. eFax Corporate bietet Unternehmen eine breite Palette an flexiblen Faxlösungen und Add-ons, die sich positiv auf die gesamten Kommunikationsprozesse Ihres Unternehmens auswirken werden.

Lassen Sie uns zunächst auf die Arten von praktischen Lösungen eingehen, die eFax Corporate Ihrem Unternehmen bieten kann und wie Sie und Ihre Mitarbeiter Cloud-basiertes Faxen nahtlos in Ihren täglichen Workflow integrieren können, zusätzlich zum Senden und Empfangen von Faxen über Ihre E-Mail-Konten im Büro.

1. Sicheres Faxen

Internet- und Datensicherheit stehen in der heutigen Online-Landschaft an erster Stelle und sollten eine Voraussetzung für den gesamten Kommunikationsprozess Ihres Unternehmens sein.

Smartphone weltweite Konnektivitäts-Cloud

eFax Corporate bietet daher zahlreiche zusätzliche Sicherheits- und Schutzebenen. Zum Beispiel werden mit eFax Secure Ihre empfangenen Faxe nicht direkt an Ihren E-Mail-Posteingang gesendet, sondern auf einer separaten, sicheren und vollständig verschlüsselten Website gespeichert, für deren Zugriff ein Passwort erforderlich ist. In diesem Szenario hätte nur der vorgesehene Empfänger und der designierte Systemadministrator Zugriff auf diese sichere Site.

eFax Corporate und eFax Secure bieten auch eine Funktion namens Transport Layer Security (TLS) Version 1.2, um Faxe zu verschlüsseln, wenn sie „in Bewegung“ sind, beispielsweise wenn sie über eine Internetverbindung gesendet oder empfangen werden. Die Verschlüsselung verhindert, dass Faxe von einem anderen als dem vorgesehenen Empfänger gelesen werden, der den einzigen „Schlüssel“ hat, der das Dokument entsperren und wieder verständlich machen kann. TLS 1.2 ist aufgrund der Stärke seiner Verschlüsselungscodes der empfohlene Sicherheitsstandard für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz der Privatsphäre bei der Datenkommunikation.

2. Cloud Faxen von Multifunktionsdruckern (MFD)

Multifunktionsdrucker (MFD) gehören zu den am schnellsten erkennbaren Werkzeuge in den Büros von heute. Sie bieten Druck-, Scan- und Faxdienste in einem Gerät und sind für viele Büros auf der ganzen Welt zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden.

Glücklicherweise bedeutet die Verlagerung Ihres Geschäftskommunikationsnetzwerks auf Cloud Faxen nicht, dass Sie Ihren MFD auf den Schrottplatz verbannen müssen. Stattdessen bieten viele Cloud-basierte Dienste die Möglichkeit, Ihren Multifunktionsdrucker vollständig mit Cloud-basierten Faxdiensten zu integrieren.

Ein perfektes Beispiel dafür, wie die beiden erfolgreich integriert werden können, ist, ob oder wann ein Mitarbeiter ein Fax mit einer eindeutigen Signatur versenden muss. Dies ist eine häufig geforderte Formvorschrift in bestimmten Dienstleistungsverträgen. In solchen Fällen ist die Unterschrift für Autorisierungszwecke erforderlich.

Wenn dies der Fall ist, können Dokumente auf Ihren MFD gelegt werden und Sie können dann das Fax ganz einfach so versenden, wie Sie es mit einer normalen E-Mail-Nachricht vom Gerät aus tun würden. Der Dienst kann so konfiguriert werden, dass Rückfaxe automatisch in Ihrem E-Mail-Posteingang und nicht im MFD ankommen, es sein denn, Sie möchten es so.

Da die Faxe Ihres Unternehmens über ein Cloud-basiertes Faxkonto versendet werden, wird automatisch eine detaillierte Aufzeichnung Ihres Faxverlaufs geführt, so dass Ihre Faxnutzung problemlos für rechtliche und Compliance-Zwecke überprüft werden kann.

Ohne Cloud Fax-Service müssen MFD an Telefonleitungen angeschlossen werden, um Faxe zu versenden, was die Gesamtkosten des Kommunikationssystems erheblich erhöhen kann. Die Leitungsanmietung kann Ihr Unternehmen pro Monat bis zu 50 EUR oder mehr kosten. Es ist auch sehr wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen für jedes einzelne Gerät separate Leitungen mieten muss, wodurch sich die Rechnungen exponentiell erhöhen.

Mit einem Cloud-basierten Fax-Service entfällt die Notwendigkeit einer dedizierten Faxleitung, da Ihr MFD internetfähig ist und über das lokale Netzwerk Ihres Unternehmens mit der Cloud verbunden werden kann.

In der Praxis bedeutet dies, dass Ihr Betrieb nicht nur eine beträchtliche Summe spart, indem er die analogen Faxleitungen trennt, die früher für jedes Gerät benötigt wurden, sondern dass Ihr Unternehmen auch die vorhandenen fest verdrahteten Bürogeräte einem neuen Zweck zuführen und ihren Wert steigern kann.

3. Integrieren Ihres CRM mit Cloud Faxen

Um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter auf die nächste Ebene zu bringen, sollten Sie die Integration und Einbettung Ihrer Kundenbeziehungsmanagement-Anwendungen (CRM) wie z. B. Salesforce mit Ihrem eFax Corporate-Account in Betracht ziehen. Dies ist eine innovative Methode, um die Faxkommunikation Ihres Unternehmens zu rationalisieren und die Gesamtproduktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern.

Obwohl diese Art der Integration wie ein komplexes und zeitaufwendiges Unterfangen erscheinen mag, ist sie doch recht einfach zu organisieren und, mit dem richtigen Cloud-Fax-Anbieter wie eFax Corporate, auch recht einfach zu realisieren. Ihnen wird eine Anwendungsprogramm-Schnittstelle (API) zur Verfügung gestellt, die einfach in jedes CRM-, ERP- (Enterprise Resource Planning) System oder eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen integriert werden kann. Darüber hinaus können die API mit jeder Art von Programmiersprache arbeiten, z. B. C++, Java, .NET, Python, etc.

Für Unternehmen, deren Mitarbeiter Dokumente in CRM-Tools erstellen müssen oder über elektronische Gesundheitsakten (EHR) verfügen, die per Fax verschickt werden müssen (z. B. Medizinische Fachkräfte), ist dieser Prozess eine großartige Möglichkeit, enorme Mengen an Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.

Mit einer Cloud-Faxfunktion, die in Ihre Salesforce- oder andere Software integriert ist, können die Mitarbeiter Ihres Unternehmens die erforderlichen Materialien während der Anwendungsnutzung faxen. Dadurch entfällt ein Schritt im Gesamtprozess, da das Dokument nicht mehr gedruckt oder gescannt und anschließend gefaxt werden muss.

Da Ihre Fax-API an Ihr individuelles Konto gebunden ist, ist das Cloud-Faxkonto Ihres Unternehmens mit all seinen Aktivitäten sicher gespeichert und für die Verwendung in Ihren Nutzungsberichten verfügbar. Dieser Zusatzservice ermöglicht es Ihrem IT-Team, die gesamten Faxaktivitäten des Unternehmens besser zu verfolgen und gleichzeitig Aufzeichnungen effizient und nachvollziehbar zu führen.

4. Internet Faxen mit SAP-Anwendungen integrieren

Arbeitet Ihr Unternehmen mit einem Enterprise Resource Management (ERM) System, das auf der Software von SAP (System Applications Products) basiert? Wenn ja, ist das Folgende ein Weg, um den Gesamtwert Ihrer Internet-Faxdienste zu erhöhen und den alltäglichen Arbeitsablauf Ihrer Mitarbeiter zu verbessern.

Als zertifizierter SAP-Partner kann eFax Corporate Ihre Geschäftskommunikation vollständig optimieren, indem es Faxe direkt in die SAP-Umgebung einbindet, die Ihre internen Mitarbeiter täglich nutzen.

Die innovative Geschäftslösung von eFax Corporate, der SAP Fax Connector 2.0, leitet Ihre Faxe als SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)-Nachrichten (E-Mail) weiter, die sicher und sofort über das Internet an eFax Corporate weitergeleitet werden, wo Ihre Nachrichten zur Zustellung an Ihre vorgesehenen Faxempfänger in ein Faxbildformat umgewandelt werden. Lieferstatusbenachrichtigungs-E-Mails (DSN) werden von eFax zurück zum Ursprung der Faxnachricht in SAP gesendet, wo sie an das richtige Modul weitergeleitet und die Benutzerprotokolle entsprechend aktualisiert werden.

So wie Ihre Fax-Protokolle mit Ihrem Multifunktionsdrucker (MFD) integriert werden können, so läßt sich durch die Kombination Ihrer SAP-Software mit Ihrem Cloud-Fax-Provider die Gesamteffizienz Ihrer Mitarbeiter sofort verbessern.

Durch den Wegfall zahlreicher und oft unnötiger Schritte im Faxprozess können Ihre Mitarbeiter alle wichtigen Dokumente erstellen und versenden, die sie in ihren SAP-Sessions erstellen.

Cloud-basierte Fax-Lösung

5. Cloud Faxen von mobilen Geräten aus

Im Hinblick auf die heutige moderne Geschäftsumgebung war die Fernarbeit von Mitarbeitern noch nie so prominent und ist zu einem vitalen Wachstumsaspekt für viele aufstrebende Unternehmen geworden. Mitarbeiter, die mit internationalen Büros oder Kunden arbeiten, müssen oft über mehrere Zeitzonen hinweg arbeiten und sich bei Bedarf, oft sehr kurzfristig, für die Arbeit unterwegs zur Verfügung halten.

Für Unternehmen, in denen Mitarbeiter weit über verschiedene geographische Regionen verteilt sind, die häufig ihre Geschäfte von unterwegs aus erledigen oder einfach aus der Ferne von zu Hause aus arbeiten, ist eine andere, viel zuverlässigere und sicherere Kommunikationsmethode erforderlich. Mehr noch, diese Art der Kommunikation muss nahtlos über eine mobile Anwendung wie ein Tablet oder ein Smartphone funktionieren.

Wir sind jetzt mehr denn je auf unsere Handys angewiesen, und dank der agilen mobilen App von eFax Corporate war das Faxen unterwegs noch nie so einfach oder effizient. Die App von eFax Corporate destilliert die Kernfunktionen Ihres Cloud-Faxdienstes in eine intuitive, komfortable und sichere Oberfläche. Die Anwendung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, beliebige Faxe sofort und bequem von Ihrem mobilen Smartphone oder Tablet-Gerät aus zu versenden, zu empfangen, anzusehen und weiterzuleiten. Sie können sogar ein Foto von einem Dokument machen, es mit einer Signatur versehen und als Fax versenden, direkt von Ihrem mobilen Gerät aus.


Das bedeutet, dass das Herumrennen auf der Suche nach einer Drittpartei oder einer externen Quelle, die einen Faxdienst anbietet, nicht mehr nötig ist. Das Faxen kann jederzeit und praktisch von überall erfolgen, solange es in der Region Internet gibt.

Diese ausgezeichnete Vielseitigkeit ist nur einer der vielen Gründe, warum Cloud Faxen als eine Priorität für Ihr Unternehmen angesehen werden sollte. Es ist dann vielleicht kein Zufall, dass Cloud Faxen eben darum eine der bevorzugten Kommunikationsmethoden unter den meisten Fortune 500-Unternehmen ist.

Als Pionier in der Faxbranche seit mehr als 20 Jahren bietet eFax Corporate eine große Auswahl an nützlichen Tools, Support und Service an. eFax Corporate wird es Ihrem Unternehmen ermöglichen, seine Faxe mit allen oben genannten Methoden und Technologien zu versenden und zu empfangen und so sicherstellen, dass unser Service für die Geschäftsziele Ihres Unternehmens von außerordentlichem Nutzen ist.

Bei weiteren Fragen zu unseren Cloud-Fax-Services kontaktieren Sie noch heute einen Mitarbeiter von eFax Corporate.

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