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Cloud Faxen für die Transportbranche | eFax Corporate  

26. September 2017 – eFax Corporate-Team

Beeinträchtigen Ihre veralteten Faxgeräte Ihr Speditionsgeschäft?

In der Transportbranche sind mobile Unternehmen tätig, die Vorreiter im Einsatz mobiler Technologie sind. Ironischerweise sind Transportunternehmen allerdings von einer Technologie abhängig, die nicht unbedingt für eine besondere Mobilität bekannt ist: dem Faxen.

Falls es Ihrem Speditionsunternehmen wie den meisten Logistikunternehmen geht, wollen Ihre Kunden Geschäftsdokumente oft per Fax verschicken und empfangen.

Dabei handelt es sich unter anderem um folgende Arten von Dokumenten:

  • Bestellungen
  • Lieferscheine
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferpapiere
  • Rechnungen
  • Liefernachweise
  • Bestätigungen
Ein Auslieferungsfahrer mit einem Tablet in einem Lkw

Die traditionelle, auf Papierdokumenten basierende Kommunikationsmethode ist auf dem heutigen, schnelllebigen Markt veraltet geworden, auf dem sich verzögerte Geschäftsprozesse negativ auf den Umsatz auswirken.

Hinsichtlich der Sicherstellung der langfristigen Profitabilität und Effizienz Ihres Unternehmens sollten Sie sich folgende Situationen ansehen, in denen traditionelles Faxen das Wachstum Ihres Unternehmens beeinträchtigen kann.

3 Situationen, in denen Papier-Faxen das Wachstum Ihres Transportgeschäfts beeinträchtigen kann

1. Unterbrechungen, um unterwegs Faxe zu verschicken

Kleine Transportunternehmen sind oftmals nach der erfolgreichen Zustellung einer Bestellung nicht in der Lage, für die Rückfahrt ebenfalls einen Lieferauftrag zu erhalten. Anstatt ohne Lieferauftrag zurückzukehren, vergeuden sie oftmals wertvolle Zeit, um einen Lieferauftrag zu finden, der zu demselben Bestimmungsort wie das Transportfahrzeug geliefert werden soll.

Andere Unternehmen platzieren verfügbare Sendungen auf Hebebühnen, akzeptieren Aufträge allerdings nur von Transportunternehmen mit Faxgeräten. Dabei vergeuden Fahrer oft viel Zeit, um ein Faxgerät zu finden, um die nötigen Dokumente zu verschicken. Da in der Speditions- und Transportbranche strikte Fristen und Termine üblich sind, verursacht dieser zusätzliche Schritt unnötige Kosten.

2. Verpasste Faxe führen zu verlorenen Geschäftschancen

Eine Abhängigkeit von herkömmlichen Fax-Services hat oftmals zur Folge, dass wichtige Nachrichten nicht erhalten werden. Dies gilt vor allem auf der Straße, wenn kein Faxgerät unmittelbar verfügbar ist. Allerdings kann es auch im Büro dazu kommen, dass Faxe nicht empfangen werden.

In dem Büro eines Speditionsunternehmens kann es sehr hektisch sein, sodass es zu Fehlern kommen kann, wenn hunderte Lieferaufträge koordiniert werden müssen – und Fehler sind unausweichlich, vor allem wenn man sich auf herkömmliche Geräte wie Faxgeräte verlässt. Es kann leicht dazu kommen, dass Anfragen, wichtige Dokumente und eilige Bestellungen per Fax übersehen werden.

Wenn das Büro eines Transportunternehmens nicht rund um die Uhr voll besetzt ist, sodass die Mitarbeiter regelmäßig eingehende Faxe im Auge behalten können, kann es leicht zu verpassten Geschäftschancen kommen. Dies führt zu einem erhöhten Risiko, dass potenzielle Kunden zur Konkurrenz abwandern, die deren Anfragen beantwortet.

3. Unnötige Investitionen in nicht genutzte Fax-Infrastruktur

Das IT-Personal größerer Transportunternehmen verbringt generell zu viel Zeit damit, per Fax eingereichte Beschwerden von Mitarbeitern zu bearbeiten sowie Wartungsarbeiten, Aktualisierungen und andere Arbeiten an der Infrastruktur der Fax-Server zu verrichten. Diese zusätzlichen Tätigkeiten halten die Mitarbeiter davon ab, sich um dringendere IT-Aufgaben zu kümmern.

Typische Infrastrukturen können zahlreiche Faxgeräte, Multifunktionsdrucker (MFD) und Fax-Server an jedem Standort des Unternehmens beinhalten. Außerdem benötigen Speditionsunternehmen dedizierte Telefonleitungen. Darüber hinaus können Aktualisierungen und Erneuerungen Ihrer Fax-Infrastruktur enorme Kosten verursachen. Falls Ihnen diese Situation bekannt vorkommt, sollten Sie unbedingt einmal prüfen, wie viele Kosten Ihrem Unternehmen durch Ihre bestehende Fax-Infrastruktur entstehen.

Häufig legt eine Kostenanalyse, bei der die bei der Wartung einer traditionellen Fax-Infrastruktur entstehenden Kosten in einem Unternehmen mit der tatsächlichen Nutzung gegenübergestellt werden, die Unwirtschaftlichkeit dieser Ausgaben und ein sehr hohes Kosten-pro-Fax-Verhältnis offen. Einer der größten, mit der Aufrechterhaltung einer traditionellen Fax-Infrastruktur verbundenen Nachteile ist ihre Inflexibilität.

Wenn der einzige Fax-Server eines Transportunternehmens voll ausgelastet ist, muss das Unternehmen möglicherweise eine kostenaufwendige Investition in einen neuen Server ins Auge fassen. Allerdings lässt sich davon ausgehen, dass diese Investition sich als äußerst unrentabel erweisen wird, denn die Kapazität des neuen Servers wird wahrscheinlich niemals im vollen Umfang genutzt werden. Lesen Sie hierzu auch den Beitrag „Ist dies der richtige Zeitpunkt, um Ihren Fax-Server abzuschalten“.

Wenn ein Transportunternehmen zudem seinen Betrieb ausweiten möchte und die Eröffnung einer kleineren Niederlassung plant, mag sich die Installation einer dedizierten Telefonleitung für eine Handvoll Mitarbeiter als ein erheblicher finanzieller Aufwand bei nur geringem geschäftlichen Nutzen herausstellen. Leider sind Fax-Server und dedizierte Telefonleitungen Verpflichtungen, die keine Alternativen bieten: Selbst bei geringer Nutzung dieser Investitionen bleibt der Kostenaufwand bestehen, was sowohl ineffizient als auch kostspielig ist.

Die Nachteile des Papierfax in der Transportbranche

Die bei der Wartung von Faxgeräten anfallenden Kosten, zusammen mit der ständigen Wiederbeschaffung von Papier, Druckerpatronen und Toner, bilden unvermeidbare, laufende Kosten. Die Wartung, Fehlerbehebung und Aufrüstung von Kommunikations-Hardware stellen eine kostspielige und unbequeme Ausgabe dar.

Jedoch kann traditionelles Faxen auch erheblich die Produktivität beeinträchtigen. Die Zeit, die Mitarbeiter am Faxgerät stehen und auf den Versand und Empfang von Dokumenten sowie auf den Sendebericht warten, könnte viel besser bei wichtigen Aufgaben verbracht werden.

Die Vorteile des Cloud Faxens für Transportunternehmen

Eine Auslieferungsfahrerin mit einem Tablet in einem Lkw

Trotz der zahlreichen, mit Fax-Services assoziierten negativen Aspekte gibt es eine Option, die sich für in der Transportbranche tätige Unternehmen ausnehmend gut eignet: Cloud Faxen ist eine ideale Lösung für jedes Unternehmen, in deren Geschäftstrieb Faxe eine wesentliche Rolle spielen. Und der Anbieter, der in der Branche die größte Erfahrung vorweisen kann, ist eFax Corporate.

Die mobilfreundliche Geschäftslösung von eFax Corporate ermöglicht Unternehmen, per E-Mail Faxe zu versenden, zu empfangen, zu bearbeiten, anzuzeigen und zu unterzeichnen. Indem ein Transportunternehmen seine Fax-Infrastruktur auf einen Online-Service aufrüstet, können seine Mitarbeiter, während sie im Außendienst sind, Faxe senden und empfangen, ohne diese ausdrucken zu müssen.

Vorbei ist das lange Warten im Büro auf Sendeberichte und, was noch wichtiger ist, mit eFax Corporate vermeiden Sie Verzögerungen, die Übermittlungsfehler und entgangene Geschäfte nach sich ziehen könnten.

Ein weiterer Vorteil von Online Faxen besteht darin, dass Mitarbeiter bequem und einfach auf zeitkritische Mitteilungen reagieren können, da sie jederzeit – im Büro oder von unterwegs – Zugriff auf ihre E-Mail haben.

Mithilfe der von eFax gebotenen unternehmensspezifischen Lösungen für Transportunternehmen kann jedes Speditionsteam jetzt Faxe per E-Mail senden oder empfangen sowie diese unverzüglich beantworten – praktisch von überallher, weltweit.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um Ihren Fax-Bedarf mit uns zu besprechen und von uns weitere Informationen über die Kosten auf der Grundlage Ihrer gegenwärtigen Fax-Nutzung zu erhalten.