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Alles was Sie über Cloud Faxen in der Finanzbranche wissen sollten | eFax Corporate  

31. August 2017 – eFax Corporate Team

Falls Sie in der Finanzbranche tätig sind und Ihr Verantwortungsbereich das IT-Geschäft Ihres Unternehmens einschließt, stellen Ihre Mitarbeiter möglicherweise sicher, dass Sie die aktuellsten Herausforderungen an die Faxgeräte Ihres Unternehmens kennen.

In diesem Beitrag informieren wir Sie über die Vorzüge und Nachteile des Faxens und erklären Ihnen, warum das Cloud Faxen in der Finanzbranche eine wunderbare Alternative darstellt.

Warum das Fax nicht durch E-Mail ersetzt werden kann

Das Einscannen von Dokumenten und Verschicken im Anhang einer E-Mail kann auf den ersten Blick für Ihre Mitarbeiter als kosteneffektive Lösung erscheinen, die die Arbeit mit Ihren Faxgeräten als ermüdend und frustrierend empfinden. Allerdings gibt es ein wesentlich größeres Problem: die Sicherheit. Heutzutage hören wir in den Medien häufig von Verstößen gegen den Datenschutz und großflächigen Veröffentlichungen von Kundendaten. Es ist offensichtlich, dass E-Mails nicht dieselbe Sicherheit wie Faxe bieten.

Das Marktforschungsunternehmen IDC hat im Jahr 2017 die Studie „Fax Market Pulse“ veröffentlicht, in der Fax-Nutzer angaben, dass in ihren Unternehmen die Übertragungssicherheit von Dokumenten der entscheidende Grund zur Nutzung von Faxgeräten ist. Dieses Sicherheitsbedürfnis überrascht kaum, wenn man bedenkt, dass ein einziges unbeachtetes Sicherheitsproblem ein Unternehmen an den Rand des Ruins treiben kann: sei es durch die Abwanderung von Kunden oder durch die Zerstörung des jahrelang aufgebauten Markenrufs.

Solange E-Mails weiterhin so anfällig für Sicherheitsverletzungen sind, werden sie in der Finanzbranche niemals einen geeigneten Ersatz für das Faxen darstellen.

Sicherheit allein ist kein ausreichender Grund für eine Entscheidung für das analoge Faxen

Das analoge Faxen ist tatsächlich wesentlich sicherer als das Verschicken von E-Mails. Allerdings bietet es nicht dieselben Annehmlichkeiten. Ein hinlänglich bekannter Nachteil des analogen Faxens besteht in dem besonderen Zeitaufwand, den das Verschicken und Empfangen von Dokumenten erfordert.

Mitarbeiter in der Finanzbranche sind es gewohnt, anzustehen und zu warten, bis sie das Faxgerät benutzen können. Außerdem müssen sie sich mit Besetztzeichen, der Eingabe von Empfängerdaten und der Übermittlung an sich auseinandersetzen, ehe sie lange Zeit auf eine Bestätigung warten müssen. Natürlich müssen sie auch immer wieder Patronen austauschen und Papier nachfüllen.

Sogar Fax-Server haben ihre Nachteile. Ein Beispiel: Als Verantwortlicher für die IT-Belange Ihres Teams kennen Sie die bedeutenden, fortlaufenden Wartungsarbeiten, die diese Server benötigen. Falls Sie sich mit Ihrer Arbeit bereits voll ausgelastet fühlen, steigert die Wartung der Fax-Server diese Auslastung nur noch weiter.

Dies stellt eindeutig eine Zwangslage dar. Einerseits ist das Faxen nicht so praktisch und kosteneffektiv wie das Verschicken von E-Mails, andererseits bieten E-Mails nicht dieselbe Sicherheit wie das Faxen, das einen bedeutenden Bestandteil des Geschäftsbetriebs in der heutigen Finanzbranche darstellt. Es bleibt die Frage: Gibt es eine rentable Alternative zu herkömmlichen Fax-Services, die Ihnen Benutzerfreundlichkeit, Kosteneinsparungen und eine optimale Sicherheit bietet?

Ja, es gibt eine perfekte Alternative: Das Cloud Faxen.

Warum Sie zum Cloud Faxen wechseln sollten?

Das Cloud Faxen ist eine Online Fax-Lösung, die Nutzern eine sichere Möglichkeit bietet, Faxe ebenso bequem wie E-Mails online zu verschicken und zu empfangen.

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Sie Cloud Faxen als nächste sichere Kommunikationslösung für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen sollten, unter anderem folgende:

  • Moderne Verschlüsselungstechnik
  • Fortune-500-Unternehmen vertrauen bereits darauf
  • Weniger IT-Ressourcen und Steigerung der Produktivität
  • Schnelligkeit, Benutzerfreundlichkeit und hohe Sicherheit

Nach diesem kurzen Einblick möchten wir im Folgenden detailliert darauf eingehen, warum Cloud Faxen eine ideale Wahl für Ihr Unternehmen ist.

Moderne Verschlüsselungstechnik

Zunächst einmal kombiniert Cloud Faxen dieselben Annehmlichkeiten von E-Mails mit der Zuverlässigkeit des herkömmlichen, analogen Faxens und bietet darüber hinaus eine gesteigerte Sicherheit.

Diese zusätzliche Sicherheit ist der modernen Verschlüsselungstechnik von eFax Corporate zu verdanken, die aus Transportschichtsicherheit (Transport Layer Security, TLS) und dem modernen Verschlüsselungsstandard (Advanced Encryption Standard, AES) besteht. Diese Protokolle sind wesentlich moderner als der hinlänglich bekannte, veraltete Secure Socket Layer (SSL).

Fortune-500-Unternehmen vertrauen bereits darauf

Von Beginn an tätigt über die Hälfte der Fortune-500-Unternehmen bedeutende Investitionen in Cloud Faxen, insbesondere in Cloud Faxen von eFax Corporate. Heute sind riesige Medienkonzerne, internationale Banken, Versicherungsunternehmen und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Cloud-Fax-Nutzer, und eine steigende Anzahl folgt diesem Beispiel.

Eine Frau, die ein Fax erhält

Weniger IT-Ressourcen und Steigerung der Produktivität

Viele Unternehmen in der Finanzbranche optimieren ihren täglichen Geschäftsbetrieb und profitieren von Zeit- und somit Kostenersparnissen, indem sie Cloud Faxen einführen und dadurch die Probleme mit herkömmlichen Faxgeräten eliminieren.

Dank dem durch Cloud Faxen reduzierten Zeit- und Ressourcenaufwand können sich Mitarbeiter auf ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren und ihre Produktivität steigern. Online Fax-Services bieten Unternehmen darüber hinaus die Möglichkeit, Verwaltungskosten und den Einsatz von Ressourcen wie Papier, Patronen und zusätzliche Telefonleitungen zu senken.

Schnelle, sichere Kommunikation

Eine schnelle und sichere Dokumentenübertragung ist für Unternehmen aus der Finanzbranche von entscheidender Bedeutung.

Cloud Faxen fördert diese Kommunikation, darunter Kredit- und Hypotheken-, Versicherungsanträge und eine Vielzahl finanzieller Transaktionen. Darüber hinaus gelten für diese Kommunikation strenge Regulierungen, um einen maximalen Schutz vor potenziellen Sicherheitsverletzungen zu gewährleisten.

Alle Vorteile der Cloud

Beim Internet Faxen werden Faxe unmittelbar in leicht einlesbare, digitale Dateien umgewandelt. Daher ist es nicht länger nötig, Dokumente auszudrucken oder Änderungen daran vorzunehmen. Stattdessen können Sie Änderungen mühelos online vornehmen und Ihre Faxe sicher abspeichern – zeitlich unbegrenzt oder bis Sie entscheiden, dass diese gelöscht werden können.

So funktioniert Cloud Faxen

Der Prozess des Cloud Faxen ermöglicht es Ihnen, unkompliziert folgende Tätigkeiten durchzuführen:

  1. Verschicken von Faxen über jedes beliebige, internetfähige Gerät
  2. Sofortiges Herunterladen jedes PDF-Dokuments
  3. Sofortiger Zugriff und unmittelbare Antwort

Kein Scannen erforderlich

Unternehmen aus der Finanzbranche sind auf effiziente Prozesse angewiesen, um in ihrer Branche wettbewerbsfähig zu bleiben. Von schnelleren und effizienteren Prozessen profitieren Ihre Kunden und Ihr Personal, und somit letztendlich auch Ihr Unternehmen.

Die Geschwindigkeit ist einer der bedeutendsten Vorteile, den Ihnen eFax Corporate bietet, da Ihre Mitarbeiter bei dieser Lösung Faxe nicht einscannen müssen und nahezu jeden Dateityp an das Faxgerät Ihres Empfängers verschicken können.

Sie können unter anderem folgende Dateien über Cloud Faxen verschicken:

  • Rechtliche Formulare oder Verträge
  • Steuerformulare
  • Gesellschaftsverträge
  • Private und vertrauliche Dokumente
  • Hypothekenformulare
  • Finanzielle Transaktionen und unterzeichnete Dokumente

Im Gegensatz zu Papierdokumenten können digitale Dateien nicht verfälscht oder unleserlich werden oder ihr ursprüngliches Erscheinungsbild verlieren. Beispielsweise werden farbige PDF-Dateien niemals in Schwarz-Weiß umgewandelt.

Nach dem erfolgreichen Verschicken einer Datei kann der Empfänger das Dokument sofort einsehen, ausdrucken oder herunterladen. eFax Corporate ermöglicht es den Nutzern, Dateien von ihrem Laptop, PC oder Smartphone aus einzusehen, heran- oder herauszuzoomen, es zu drehen oder auszudrucken.

Empfang von Faxen

Die Verschlüsselungsprotokolle von eFax Corporate stellen bei den Transaktionen von Unternehmen aus der Finanzbranche einen optimalen Schutz sicher. Ein hochwertiger Schutz bedeutet ein minimales Risiko, dass nicht autorisierte Personen Zugriff auf vertrauliche Informationen erhalten.

Einer der vielen Nachteile herkömmlicher Fax-Services besteht darin dass, obwohl das Verschicken an sich sicher ist, keine Garantie dafür übernommen werden kann, dass alle Dokumente von dem beabsichtigten Empfänger erhalten und sicher abgespeichert werden.

Mit eFax Corporate kann dieses Risiko eliminiert werden, da alle Nutzer eingehende Faxe sicher in der Cloud abspeichern können. Es ist mit nur einigen einfachen Klicks auf jedem internetfähigen Gerät möglich, ein gespeichertes Fax wiederholt zu verschicken. Daher ist kein zusätzliches Scannen oder Ausdrucken erforderlich.

Außerdem werden gespeicherte Faxe permanent in der Cloud abgelegt bis ein autorisierter Nutzer diese löscht. eFax Corporate bietet Ihnen eine maximale Kontrolle.

Verschicken von Faxen

Das Verschicken eines Fax über die Cloud ist so einfach wie das Verschicken einer E-Mail. Zuerst müssen Sie eine neue E-Mail erstellen und Ihr Dokument hinzufügen. Dann müssen Sie die Faxnummer des Empfängers eingeben und auf „Senden“ klicken. Die Nachricht und Daten sind während der Übermittlung verschlüsselt und werden von dem Faxgerät des Empfängers wie ein herkömmliches Fax empfangen. Es wird dem Empfänger überhaupt nicht auffallen, dass das Fax per E-Mail verschickt wurde.

Wir bei eFax Corporate kennen die besondere Bedeutung, die eine maximale Sicherheit und optimale Verschlüsselung für unsere Kunden aus der Finanzbranche hat. Daher nutzen wir während der Übermittlung Transportschichtsicherheit und während der Speicherung der Faxe im E-Mail-Posteingang eines Nutzers die 256-Bit-Verschlüsselung AES.

Administrator-Kontrolle

Mit eFax profitieren Sie jederzeit von einer maximalen Kontrolle über Ihre Faxe. Das Administrator Portal von eFax Corporate ermöglicht es Administratoren, neue Faxnummern hinzuzufügen, neue Nutzerprofile zu erstellen, alle Faxe zu überwachen und mühelos alle technischen Probleme zu beheben.

Das Administrator Portal bietet Ihnen eine einheitliche, benutzerfreundliche Oberfläche, um Ihre Fax-Infrastruktur unkompliziert zu überwachen, zu verwalten und zu kontrollieren.

Keine Besetztzeichen mehr

Bei einem Wechsel zu Online Faxen müssen Sie sich nicht mehr mit lästigen Besetztzeichen auseinandersetzen. Sollte die Faxnummer des Empfängers zufälligerweise besetzt sein, wird eFax Corporate das Fax automatisch so lange erneut verschicken, bis es erfolgreich übermittelt wurde.

Sollte die Übermittlung aus irgendeinem Grund verzögert oder pausiert sein, wird der Sender darüber benachrichtigt und bekommt per E-Mail einen Statusbericht zugeschickt.

Eine kostengünstige Lösung

Cloud Faxen ist eine überraschend kostengünstige Lösung für Unternehmen. Indem Sie Ihre alte Fax-Infrastruktur austauschen, müssen Sie keine Tintenpatronen mehr austauschen und kein Papier mehr nachfüllen. Außerdem müssen Sie keine teuren Telefonleitungen mehr bezahlen und die hohen Kosten der Wartung von Fax-Servern entfallen ebenfalls.

Grafik: Administrator-Kontrolle

Exzellentes Cloud Faxen mit eFax Corporate

eFax Corporate bietet einen führenden, Cloud-basierten Fax-Service, der Unternehmen Wachstum ermöglicht, die Produktivität steigert und die Verwaltungskosten senkt. Darüber hinaus wird die Einhaltung nationaler Sicherheitsvorschriften, sowie Datenschutzbestimmungen und -Gesetze sichergestellt.

Sie müssen kein international tätiges Unternehmen in der Finanzbranche sein, um ein Kunde von eFax Corporate zu werden. Wenn Ihr Unternehmen eine Partnerschaft mit eFax Corporate eingeht, können Sie extrem kostengünstig und sicher Dokumente per Fax verschicken, unabhängig davon, ob Sie ein kleines, mittelständisches oder großes Unternehmen sind.

Sollte Ihr Unternehmen bereits Faxnummern besitzen, wird Sie unser Team dabei unterstützen, diese für Ihr Konto bei eFax Corporate zu nutzen, sodass Sie keine neue Faxnummer benötigen. Da das System vollständig online betrieben wird, müssen Sie ebenfalls keine neuen Geräte kaufen und keine komplexen Programme installieren. Sie müssen sich lediglich anmelden, um unseren Service nutzen zu können.

Wenn Sie sich für ein Cloud-Fax-Konto bei eFax Corporate anmelden, profitieren Sie davon, Faxe per E-Mail zu verschicken. Diese unkomplizierte Lösung wird Ihre Kommunikationsprozesse optimieren und Ihnen dabei eine einzigartige Sicherheit bieten.

Sie sind an weiteren Informationen über eine Cloud-Fax-Lösung interessiert? Rufen Sie eFax Corporate an und erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen von Internet Faxen profitieren kann und wie Sie heute sicherer faxen können.