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Der Rechtsfall für Cloud-basiertes Faxen | eFax Corporate  

02. August 2017 – eFax Corporate Team

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Eine Anwältin muss dem Gericht einige wichtige Dokumente zukommen lassen, die für ihren Fall kritisch sind. Es gibt jedoch ein Problem: Der Gerichtsbedienstete akzeptiert nur Dokumente per Fax, und die Anwältin kann das Fax aufgrund eines Papierstaus nicht rechtzeitig versenden. Ihre Unfähigkeit, die Verwaltungsvorschriften zu erfüllen, haben ihren Fall möglicherweise in Gefahr gebracht.

Später an diesem Tag wird die Anwältin gebeten, einen Vertrag Korrektur zu lesen. Ein Partner in der Firma hat den Vertrag bereits ausgedruckt und handschriftliche Notizen gemacht. Nachdem sie einige eigene Änderungen vorgenommen hat, faxt sie den Vertrag zur Überprüfung an die Gegenpartei. Diese Gruppe antwortet mit ihren Kommentaren und Vorschlägen per Fax. Die Anwältin erstellt dann die endgültige Fassung dieses umfassenden Dokuments und schickt es an ein Team von wissenschaftlichen Mitarbeitern. 

Anwalt Geschäftsmann arbeitet mit Papieren auf seinem Schreibtisch

Aufgrund der hohen Vertraulichkeit dieser Art von Dokumenten werden sie per Fax verschickt, wodurch sichergestellt ist, dass sie nicht gehackt oder von Unbefugten eingesehen werden können.

Die Rechtsbranche wird von Papier angetrieben. Rechtsfälle können durch Tausende von Papierdokumenten unterstützt werden – Kopien von Originalverträgen, Aufzeichnungen und Korrespondenz, die als Beweis vor Gericht vorgelegt werden müssen. Und es ist wahrscheinlich, dass mehrere Kopien davon benötigt werden.

Wenn es um den Versand sensibler Informationen geht, ist Faxen für Fachleute in der Rechtsbranche das Kommunikationsmittel der Wahl. Als einer der am stärksten regulierten Berufe der Welt könnte ein Sicherheitsfehler einen Fall für ein Team zerstören, das vielleicht schon seit Jahren daran arbeitet. Diese Art von Lapsus kann zu Reputationsschäden, Audits oder hohen Bußgeldern führen.

In der Rechtsbranche, wo 80 % des Verwaltungsprozesses aufgrund des Regulierungsgrades auf Papier basiert, ist es unerlässlich, dass private Informationen geschützt werden. In der Regel bevorzugen etablierte Anwälte das Editieren von Dokumenten von Hand. Nach dem Editiervorgang werden die Dokumente fast immer per Fax an die vorgesehenen Empfänger verschickt.

Doch angesichts des rasanten Fortschritts in der modernen IKT stellen sich die Verantwortlichen für die IT ihres Unternehmens zunehmend die Frage: „Lässt meine IKT-Infrastruktur das Erreihen der angestrebten Professionalität und Effizienz zu?“ Wenn die Antwort „Nein“ lautet, ist es an der Zeit, die Lösungen zu erkunden. 

Faxen und der Arbeitstag

Da sie mit hoher Arbeitsbelastung zu kämpfen haben, ist es für die Anwälte notwendig, das Beste aus dem Arbeitstag herauszuholen und die abrechenbaren Stunden zu maximieren. Aus diesem Grund ist es wichtig, schnell Informationen austauschen und komplexe Forschungsdaten und Informationen einfach navigieren zu können. Herkömmliches Faxen kann diesen Prozess erheblich verlangsamen und unnötige Verzögerungen zu einem bereits ausgelasteten Tag hinzufügen.

Legacy-Faxgeräte sind sehr ineffizient und können teuer sein. Doch eine Umfrage von Spiceworks deckte auf, dass 62 % der Büros immer noch ein traditionelles Faxgerät in Betrieb haben, während nur 10 % der Arbeitnehmer es tatsächlich benutzen. Betrachten Sie diese Ineffizienz. 62 % der Büros führen diesen mühsamen Prozess immer noch durch:

Porträt stehender Geschäftsleute

Versenden von Dokumenten über ein herkömmliches Faxgerät:

  • Papierkopie des Dokuments ausdrucken
  • Handschriftliche Änderungen an der gedruckten Version vornehmen
  • Warten auf die Nutzung des Faxgeräts
  • Dokumente in die Maschine einlegen
  • Warten auf die Verarbeitung der Übertragung
  • Fehlerbehebung bei Verzögerungen wie Besetztzeichen, Tintenmangel oder Papierstau
  • Warten auf eine Zustellbestätigung
  • Ablage der Daten zu Aufzeichnungszwecken


Das Erledigen der obigen Schritte kann für ein einzelnes Dokument zwischen 15–20 Minuten oder sogar länger dauern – eine einfache Aufgabe, die mit ein paar schnellen Klicks erledigt werden kann, wenn Sie online faxen. Und ob Firmenchef, Rechtsanwaltssekretär oder Praktikant, jedes Warten am Faxgerät ist Zeitverschwendung. 

Betrachtet man die umfassenderen Probleme im Zusammenhang mit dem herkömmlichen Faxen, so sind Sicherheitsverletzungen ein großes Problem. Wenn Dokumente auf Gemeinschaftsfaxgeräten liegen – auch für kurze Zeit – können hochsensible Informationen verlorengehen.

Noch besorgniserregender ist das Risiko, dass vertrauliche Daten preisgegeben werden. Beim herkömmlichen Faxen könnten die Bankverbindung eines Klienten, die Krankengeschichte oder andere private Daten in die falschen Hände fallen.

Zeitsensitivität ist fester Bestandteil der Arbeit im Justizsystem. Die Gerichte legen strenge Fristen fest, jedoch können ein Antrag des gegnerischen Anwaltsteams oder neu entdeckte Beweise eine vollständige Umkehr der Rechtsstrategie erfordern.

Deshalb ist ein zeitgerechter Kommunikationsprozess erfolgsentscheidend. Wenn dem Gericht dringend neue Beweise vorgelegt werden müssen, kann das herkömmliche Faxen zu schädigenden Rückschlägen und Verzögerungen führen.

Viele Anwaltskanzleien haben in der Hoffnung, dieses Problem zu bekämpfen, in Fax-Server investiert. In der Realität ist dies aber kaum eine kosteneffiziente und langfristige Option. Die Kosten für die Wartung eines Fax-Servers können hochgehen, wenn zusätzliche Kosten wie Upgrades, Service Packs und Rekonfigurationen berücksichtigt werden. 

Wenn es an der Zeit ist, eine Mehrkanal-T{[[#0]]}-Faxmodemkarte zu ersetzen, kann es am Ende ein Unternehmen mehr als fünfstellig kosten. Und nach dieser Investition werden weitere Upgrades notwendig sein.

Heute suchen viele Anwaltskanzleien nach einem besseren Weg, um zu faxen. Anstatt weiterhin Geld für die Wartung veralteter Büroausrüstung zu verschwenden, suchen sie aktiv nach einer effizienteren Form der Faxtechnologie.

Wie Cloud Faxen Ihrer Anwaltskanzlei zugute kommen kann

Online Faxen, oder Cloud Faxen, ist bei Unternehmen immer beliebter geworden, die noch in der Lage sein müssen, ein Fax zu versenden, aber dennoch die Bequemlichkeit und Kosteneffizienz wünschen, die mit dem Versenden einer E-Mail einhergehen. Es ist leicht einzusehen, warum Cloud Faxen bei Anwaltskanzleien weltweit immer beliebter geworden ist. Aber welche Vorteile bietet es? 

Reduzierte Kosten

Papierloses Online Faxen bietet die gleiche Funktionalität wie ein Faxserver, jedoch ohne die Kosten. Mit Cloud Faxen ist es nicht notwendig, dedizierte Hardware und Software zu kaufen oder für zusätzliche IT-Services zu bezahlen. Außerdem fallen keine wiederkehrenden monatlichen Kosten für die Telefonanschlussgebühren an.

Online Faxen bietet auch eine bessere Kontrolle über die Faxkosten eines Unternehmens, da die Preise an die Nutzung gebunden sind. Ein Online-Fax-Provider kann verschiedene Pläne zur Auswahl anbieten.

Da alles im Preisplan aufgeführt ist, sollte es am Ende des Monats keine Überraschungen bei den Zusatzkosten geben. Das erleichtert die Planung und Verfolgung von Bürokosten und Finanzen um einiges.

Striktere Sicherheit

Ein weiterer wesentlicher Vorteil, die Fax-Infrastruktur auf das Internet zu verlagern, ist die Sicherheit. Mandanten benötigen garantierte Diskretion, und bei der Nutzung von Internet Faxen und der Cloud werden Sicherheitsrisiken deutlich reduziert.

Beim Cloud Faxen wird die gesamte Infrastruktur der Kanzlei den Datenschutzverordnungen entsprechen und diese Sicherheitsvorteile bieten:

  • Faxen von Dokumenten sicher und effizient per E-Mail.
  • Vollständige physische Kontrolle der Unternehmensdaten.
  • Einsicht der vollständigen Aufzeichnungen aller gesendeten oder empfangenen Faxe.
  • Konformität mit den Datenschutzgesetzen oder -verordnungen.

    Bessere Prozesse

    Erinnern Sie sich an die vielbeschäftigte Anwältin, deren Fall gefährdet war, weil sie diese Dokumente nicht rechtzeitig faxen konnte? Mit Cloud Faxen hätte sie ihre Dokumente in nur wenigen Sekunden und mit nur wenigen Mausklicks oder Fingertipps auf einem Smartphone-Bildschirm sicher versenden können. Wie?

    Beim Online-Faxversand werden die Dokumente zunächst an eine E-Mail angehängt und – vollständig verschlüsselt – an den Empfänger gesendet. Wenn ein Fax online empfangen wird, kommt es per E-Mail als PDF an. Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen über erfolgreich gesendete und empfangene Faxe werden ausgelöst und sofort versendet.

    Wenn Cloud Faxen von einer Anwaltskanzlei übernommen wird, können Anwälte ihre abrechenbaren Stunden den wichtigen zu erledigenden Aufgaben widmen, ohne Zeit mit dem langsamen und veralteten Prozess herkömmlicher Faxgeräte verschwenden zu müssen. Zeitsparende Initiativen wie diese sind kritisch für den Erfolg des Anwaltsteams und haben einen spürbaren Einfluss auf die Gesamtproduktivität des Büros. Tools wie eFax Corporate ermöglichen Ihnen das einfache Senden, Empfangen und Auffinden von Dokumenten.

    Die Suche nach einem Dokument unter Hunderten oder gar Tausenden von Dokumenten, die einem Rechtsfall zugeordnet sind, ist eine unnötig zeitaufwändige Aufgabe. Aber mit einer einfachen Stichwortsuche können die Mitglieder des Anwaltsteams das gesuchte Dokument im Handumdrehen finden. 

    Das Fazit

    Cloud Faxen:

    • Ist extrem einfach in Ihrer Kanzlei einzuführen und zu skalieren.
    • Bringt erhebliche Effizienzsteigerungen und ermöglicht es dem Anwaltsteam, Faxe schnell und einfach zu versenden.
    • Beschleunigt den Datentransferprozess und gewährleistet gleichzeitig maximale Sicherheit.
    • Ist kostengünstig und basiert auf einem voraussagbaren Umlageverfahren.
    • Erhöht den Schutz sensibler Mandantendaten erheblich. 

    Sicheres Faxen für Unternehmen mit eFax Corporate

    Ganz gleich, ob Sie in einer kleinen Anwaltskanzlei mit einigen Mitarbeitern oder einer internationalen Kanzlei mit Tausenden von Mitarbeitern für die IT zuständig sind, eFax Corporate ermöglicht es Ihnen und Ihren Kollegen, jederzeit sensible Daten sicher und zuverlässig an oder von jedermann zu senden und zu empfangen.

    Da eFax Corporate fortschrittliche TLS-Verschlüsselung verwendet, sind alle Daten Ihres Unternehmens während des Sendevorgangs vollständig geschützt, und unsere 256-Bit-AES-Speichersicherheitstechnologie hält Ihre Dokumente und Daten in Ihrem passwortgeschützten E-Mail-Konto sicher. 

    Warum lassen Sie eFax Corporate Ihre Anwaltskanzlei nicht auf die nächste Stufe bringen, indem Sie die Infrastruktur Ihrer Kommunikation verbessern? Kontaktieren Sie eFax Corporate noch heute und erfahren Sie, wie wir Ihre Workflow-Prozesse und die Effizienz Ihrer Mitarbeiter kostengünstig verbessern können.