Der eFax-Blog

Ist dies der richtige Zeitpunkt, um Ihren Fax-Server abzuschalten? 

27. April 2017 – ein Artikel des eFax Corporate-Teams

Viele Jahre lang haben die IT-Abteilungen weltweit interne Fax-Server eingesetzt, um die täglichen Fax-Abläufe ihrer Unternehmen in Bezug auf Verwaltung und allgemeine Überwachung sowie Datensicherheit zu zentralisieren. Zur damaligen Zeit galt ein solches System als auf dem Höchststand der Technik. Jedoch hat sich die Technologie im Laufe der Zeit erheblich fortentwickelt und es gibt Anzeichen dafür, dass diese Art von Fax-Server-Architektur zunehmend veraltet und im Vergleich zu modernen Systemen weniger effizient ist.

Sollten Unternehmen ihre Fax-Server ausrangieren?

In jüngster Zeit wurden zahlreiche Nachteile in Bezug auf die traditionelle Fax-Server-Architektur, die bislang eine zentrale Rolle bei den täglichen Betriebsvorgängen von Unternehmen gespielt hat, verzeichnet.

Hartware-Wartung von Geschäftsservern

Nachfolgend stellen wir vier überzeugenden Gründe vor, weswegen Sie den Ansatz Ihres Unternehmens gegenüber Fax-Servern neu überdenken sollten.

1. Die für Fax-Server anfallenden Betriebskosten

Wenn Sie einen erfolgreichen Betrieb führen wollen, sind die Kosten einer Investition einer der vorrangigen Aspekte, die Sie betrachten müssen. Und Fax-Server stellen in dieser Hinsicht keine Ausnahme dar.  

Leider ist ein typisches Fax-Server-System nicht die vielseitigste oder flexibelste Komponente Ihrer IT-Infrastruktur und ihre Anpassung ist schwierig, sollten Sie die Kapazität Ihres Unternehmens zur Übermittlung von Faxen erweitern oder reduzieren müssen. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens erhöht sich zwangsläufig auch die Anzahl der zu sendenden und empfangenen Faxe. 

Und das ist der Zeitpunkt, zu dem Ihr Unternehmen eine bedeutende Entscheidung treffen muss: Soll die bestehende Fax-Server-Architektur beibehalten oder soll in eine komplett neue Infrastruktur investiert werden? Offensichtlich sind beide Optionen mit speziellen Nachteilen verbunden.

Die zweite Option bedeutet zudem einen erheblichen finanziellen Aufwand. Die Anschaffung der Hardware für den Aufbau einer völlig neuen Fax-Server-Infrastruktur kann Tausende kosten. Und das schließt noch nicht einmal die Kosten der damit verbundenen Software mit ein. Aufgrund dieser Zusätze kann sich der Preis einer Installation plötzlich verdoppeln. Außerdem dürfen hierbei nicht die Wartungskosten unberücksichtigt gelassen werden. Ein derartig großer finanzieller Aufwand stellt keine Geschäftsentscheidung dar, die spontan und unüberlegt getroffen werden kann.

2. Die Nachteile bei der Nutzung von Telefonleitungen

Die bei der Übermittlung über digitale „Telefonleitungen“ und analoge Systeme entstehenden Ausgaben werden leicht übersehen, da diese nicht physisch präsent bzw. sichtbar sind. Die Kosten dieser Dienste variieren. Eine einzige analoge Leitung zu einer geringen monatlichen Gebühr kann relativ günstig sein. Jedoch der mit dieser Option verbundene größte Nachteil besteht darin, dass nicht mehrere Faxe gleichzeitig übermittelt werden können. Das ist keineswegs ideal in einem geschäftigen Arbeitsumfeld, in dem ständig und zu jedem beliebigen Zeitpunkt Faxe versandt werden müssen. Die Entscheidung für einen digitalen Mehrkanal-Service, der die gleichzeitige Übermittlung mehrerer Faxe ermöglicht, stellt eine erheblich effizientere Option dar. Doch dieses System ist leider mit hohen Kosten verbunden, die schnell dreistellige Beträge pro Monat erreichen könnten.
Was moderne IT-Technologie für Unternehmen betrifft, gehören Kosten für analoge und Telefonleitungen bald der Vergangenheit an. Solche Ausgaben können relativ leicht vom finanziellen Aufwand eines Unternehmens subtrahiert werden. Alles, was Sie lediglich tun müssen, ist, den gesamten Fax-Verkehr Ihres Unternehmens in Ihrem Internet-Zugangsnetz zusammenzuführen. Dies ist aus der IT-Perspektive ein vernünftiger Schritt hin zu höherer Arbeitseffizienz.

3. Vergeudung wertvoller IT-Ressourcen durch Wartung von Fax-Servern 

Eine weitere, häufig übersehene indirekte Ausgabe in Verbindung mit dem Betrieb traditioneller Fax-Server in Ihrem Büro sind die Kosten für „Arbeitsstunden“. Das IT-Team Ihres Unternehmens muss zweifellos die vorhandenen Faxgeräte warten, sich fortlaufend um die Behebung von auftretenden Betriebsproblemen kümmern und andere Mitglieder des Personals in der ordnungsgemäßen Bedienung das Fax-Systems schulen. Das ist wertvolle Zeit, die das IT-Team in andere, lukrativere geschäftliche Aufgaben stecken könnte.

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Aufgaben muss das IT-Team die Leistung und Auslastung aller internen Fax-Server sorgfältig überwachen und beurteilen, wann die jeweiligen Systeme ihren maximalen Auslastungsgrad fast erreicht haben, sowie Empfehlungen vorlegen, wann das System ein Upgrade benötigt. Diese Aufgabe ist nicht so eindeutig, wie man zunächst glauben könnte. Serverauslastung und Serverbedarf können sich schnell ändern, besonders wenn Ihr Unternehmen einen unerwarteten (doch zugleich begrüßten) Anstieg an potenziellen Neukunden verzeichnet, was wiederum dazu führt, dass eine größere Menge wichtiger Faxe fortlaufend versendet werden müssen oder eingehen.

Während die mit Arbeitsstunden von IT-Personal verbundenen Kosten wesentlich schwerer zu erkennen und zu quantifizieren sind als die zuvor in diesem Artikel erwähnten „harten“ Kosten, sollte sie jedoch nicht übergangen werden, da sie für Ihr Unternehmen immer noch eine Ausgabe darstellen – egal, ob Sie physisch sehen können oder nicht, wohin das Geld fließt. Denken Sie auch daran, dass die bei diesen Tätigkeiten aufgewendete Zeit besser bei wichtigeren IT-Aufgaben hätte verbracht werden können.

4. Wie sicher sind Fax-Server? 

Ein weiterer, äußerst wichtiger Faktor, der bei der Rentabilitätsbeurteilung eines Fax-Server-Systems in Ihrem täglichen Betrieb berücksichtigt werden sollte, ist die Sicherheit.  In vielen traditionellen Fax-Server-Systemen werden die Daten auf ihren Festplatten nicht wirksam verschlüsselt. Dies stellt offensichtlich eine „Schwachstelle“ für das Unternehmen, die von Hackern und anderen unberechtigten Nutzern ausgenutzt werden kann. Sollte der Fax-Server zudem mit dem Hauptnetzwerk Ihres Unternehmens verbunden sein, ist dies ein besonderer Anlass zur Sorge.

Solche Sicherheitsschwachstellen sind noch problematischer, wenn Ihr Unternehmen persönliche Daten von Kunden oder Patienten verarbeitet, die in die falschen Hände fallen könnten. Solche Informationen fallen in den Zuständigkeitsbereich von äußerst strengen Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen. Der Verlust dieser Daten könnte ernsthafte rechtliche Folgen für Ihr Unternehmen haben sowie rufschädigend sein.

Ferner ist es in vielen Unternehmen noch ein gängiges Verfahren, vom Unternehmensadministrator eine Löschung der Faxdatensätze vornehmen zu lassen. Bei diesem Vorgang druckt der Administrator typischerweise die gefaxten Dokumente zu Ablagezwecken aus. Die Gefahren bei diesen Verfahren sind offensichtlich: Wichtige physische Dokumente, die als wertvolle Nachweise dienen und die Grundlage für die interne Rechenschaftspflicht dienen, können leicht vorübergehend verlegt werden oder ganz und gar verloren gehen. Ferner birgt das Vorhandensein von physischen Dokumenten vor Ort das Risiko, dass nicht autorisierte Mitarbeiter im Unternehmen Informationen sehen, die sie im Grunde nicht wissen dürften.

Cloud-basierte Technologieinfrastruktur

Können Cloud-basierte Systeme traditionelle Fax-Server ersetzen?

Unter Berücksichtigung der vorher genannten Gründe ist es klar ersichtlich, dass es für moderne Unternehmen höchste Zeit ist, ihrem Einsatz von traditionellen Fax-Server-Systemen ein Ende zu bereiten. Idealerweise sollte diese durch eine sichere, effizientere und kostengünstigere Lösung ersetzt werden. Obgleich viele verschiedenen Optionen am Markt erhältlich sind, sind wir bei eFax der festen Überzeugung, dass der Übergang von Ihrem vorhandenen Fax-Server auf ein Cloud-basiertes Fax-System für Ihr Unternehmen die optimale Lösung wäre.  

Mit der Migration der Fax-Vorgänge auf ein Cloud-basiertes System gehen zahlreiche wichtige Vorteile einher. Beispielsweise ermöglicht dieser vollständig online betriebene Service Ihnen das sichere Versenden, Empfangen, Anzeigen, Bearbeiten und sogar Unterzeichnen von Fax-Dokumenten per E-Mail. Die Übermittlung von Faxen per E-Mail bieten große Vorteile für Ihren Geschäftsbetrieb, da technische Verzögerungen bald

der Vergangenheit angehören werden. So werden Sie Kunden und Patienten schnell und effizient antworten können, ohne Ihre Zeit mit dem Ausdrucken von Faxen verschwenden oder Papierstaus befürchten zu müssen.

Cloud-basierte Fax-Services sind außerdem viel kosteneffizienter als herkömmliche verdrahtete Fax-Server-Systeme. Anstatt für die Nutzung Ihrer Server und gesonderte Telefonleitungen im Voraus zahlen zu müssen, können Sie einfach nach einem bedarfsorientierten „Pay-as-you-go“-Modell zahlen. Das heißt, Sie werden in Zeiten, wenn Sie nicht so viele Faxe senden oder empfangen, nicht zu viel bezahlen. Im Wesentlichen sorgt die Cloud dafür, dass Sie genau das erhalten, wofür Sie bezahlen. Es handelt sich hierbei um ein wesentlich gerechteres System als die alte Methode, für eine potenzielle Fax-Kapazität zu bezahlen und dann bei Erreichen dieser im Voraus festgesetzten Kapazitätsgrenze nochmals zu zahlen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie bei dem Übergang zu einem Cloud-basierten Fax-Service-System Folgendes einsparen:

  • Fax-Hardware-Installationen
  • Server-Software-Upgrades
  • Wartungskosten
  • Miete von Telekommunikationsleitungen
  • Arbeitsstunden im IT-Bereich

Die zahlreichen Vorteile in Verbindung mit der Aufrüstung Ihres Fax-Servers auf ein Cloud-basiertes System liegen klar auf der Hand. Dies ist der Grund, warum eFax Corporate eine bewährte, zuverlässige Geschäftslösung für über 11 Millionen Kunden auf aller Welt geworden ist und selbst von nahezu der Hälfte der Fortune-500-Unternehmen weltweit eingesetzt wird.


Wenn Sie weitere Einzelheiten über eFax Corporate erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen die Lektüre unserer Broschüre, in der die Merkmale und Vorteile des Systems erläutert werden.
 

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